ملفات الاستيراد

ملف الاستيراد هو ملف عملية شراء واحدة من الخارج، كما يسمّيه بنكك ووكيل العبور. تفتحه حين تصلك الفاتورة الشكلية من المورّد الأجنبي. ويجمع المورّد، والعملة، وشروط البيع، وطريق البضاعة، والتوطين البنكي. ويسجّل أيضاً يوم كل مرحلة. ويأخذ كل ملف الغرض من الاستيراد الذي حدّدته مؤسستك في الإعداد.

لا يحرّك الملف المخزون ولا المال. يكتب قسم المشتريات أوامر الشراء ويستلم البضاعة. ويفتح المكلّف بالتجارة الخارجية ومالك مؤسستك الملفات، ويخطوان فيها كل مرحلة.

فتح ملف استيراد

1. افتح التجارة الخارجية ثم ملفات الاستيراد، واضغط إضافة. إذا لم تحدّد مؤسستك بعدُ لماذا تستورد، يفتح زرّ إضافة الإعداد. حدّده هناك، ثم اضغط إضافة من جديد.
2. يملأ بيلوسيتي رقم الملف، مثل IMP-2026-000001. هو رقم الملف في بيلوسيتي، لا رقم البنك. ويمكنك أن تكتب غيره.
3. تحت الأطراف والشروط، املأ شروط البيع:
   • اختر المورّد. لا تعرض القائمة إلا المورّدين النشطين.
   • راجع العملة. يقترح بيلوسيتي عملة المورّد، وإلا فعملتك. اختر عملة الفاتورة الشكلية.
   • اختر شرط التسليم الذي تطبعه الفاتورة الشكلية، مثل FOB أو CIF. والشروط FAS وFOB وCFR وCIF من قواعد النقل البحري. إذا اخترت أحدها، تصير وسيلة النقل أدناه بحري، ولا يمكنك تغييرها (شروط التسليم البحرية).
   • لا يطلب بيلوسيتي المكان الذي يسمّيه شرط التسليم. فهو ميناء الشحن في FAS وFOB، وميناء التفريغ في CFR وCIF. وتختار كليهما تحت المسار.
   • اكتب رقم الفاتورة الشكلية في مرجع المورّد.
4. تحت المسار، اختر أولاً وسيلة النقل: بحري، أو جوي، أو بري، أو سككي، أو متعدد الوسائط. إذا اختار شرط التسليم النقل البحري، فانتقل إلى المكانين.
   • يُسمّى المكانان بحسب الوسيلة. في النقل البحري هما ميناء الشحن وميناء التفريغ. وفي النقل الجوي هما مطار المغادرة ومطار الوصول. وفي النقل البري أو السككي أو المتعدد الوسائط هما مكان الشحن ومكان التفريغ.
   • لا يعرض كل حقل إلا أماكن هذه الوسيلة. في الأول، اكتب اسم المكان بالحروف اللاتينية أو رمزه أو اسم بلده، مثل Shanghai أو CNSGH أو الصين. ثم اختره من القائمة، التي تجمع الأماكن حسب البلد.
   • لا يعرض الحقل الثاني إلا أماكن بلد مؤسستك، كما يذكره ملف مؤسستك. ولا يمكن أن يحمل مكان الشحن أبداً.
   • إذا غاب مكان عن القائمة، فاترك الحقل فارغاً، واذكر المكان في ملاحظات.
   • أضف بلد المنشأ إذا صُنعت البضاعة في بلد غير بلد المورّد. وأضف الناقل ورقم وثيقة النقل حين تعرفهما.
   • أيام السماح هي عدد الأيام التي تعير فيها شركة الملاحة حاوياتها بعد التفريغ. يحسبها بيلوسيتي من تاريخ التفريغ لكل حاوية. والملف المنقول جواً لا حاويات له، فلا تطلبها الاستمارة.
5. املأ التوطين كما يشرح التوطين البنكي أدناه.
6. تحت التواريخ، أدخل المغادرة المتوقعة والوصول المتوقع كما أعطاك إياهما وكيل العبور.
7. اضغط حفظ. يُفتح الملف في حالة مفتوح، ومساره مرسوم أعلى الصفحة.

يمكنك تعديل الملف لاحقاً بالضغط على تعديل. فكثيراً ما يغيّر وكيل العبور الناقل أو مكان التفريغ والبضاعة في الطريق، وعلى الملف أن يقول ذلك.

بعض الملفات فُتحت قبل أن يضع بيلوسيتي قائمة الأماكن. يعرض هذا الملف كل مكان كما كتبه أحدهم، في الصفحة وتحت الحقل عند التعديل. ويبقى كذلك إلى أن تختار المكان المطابق.

شروط التسليم البحرية

تضع غرفة التجارة الدولية أحد عشر شرطاً للتسليم. سبعة منها تصلح لأي وسيلة نقل: EXW وFCA وCPT وCIP وDAP وDPU وDDP. وأربعة كُتبت للنقل البحري: FAS وFOB وCFR وCIF. فيها تنتقل البضاعة إلى المشتري بجانب السفينة أو على متنها.

فإذا اخترت أحد هذه الأربعة، تُنقل بضاعة الملف بحراً. تصير وسيلة النقل بحري، ولا يمكنك تغييرها. ويذكر الحقل السبب تحته. وإذا اختير مكان شحن أو تفريغ لوسيلة أخرى، يفرّغه بيلوسيتي، لأن المطار ليس ميناءً للسفينة. وإذا اخترت أحد الشروط السبعة الأخرى، تعود الوسيلة إليك، وتبقى على ما كانت عليه.

كثيراً ما تُباع الحاويات المسلَّمة إلى الناقل في محطة بشرط FCA بدلاً من FOB، كما تنصح الغرفة. ولا يفرض بيلوسيتي ذلك، لأن شحن الحاويات بشرط FOB شائع ومشروع.

التوطين البنكي

قبل أي دفع أو شحن، يسجّل بنكك عملية الشراء ويعطيها رقم توطين. وبعض عمليات الشراء معفاة منه. يُفتح قسم التوطين على سؤال واحد، التوطين أو الإعفاء، تظهر أجوبته الأربعة كلها:

• التوطين لدى البنك. يبدأ الملف الجديد على هذا الجواب، وتطلب الاستمارة حينئذ أربعة أشياء:

  • البنك الموطِّن، وهو أحد حساباتك البنكية. لا تعرض القائمة إلا الحسابات البنكية.

  • رقم التوطين. انسخه من ختم البنك. الرقم المعتاد خمسة عشر حرفاً، من السنة إلى العملة، مثل 202431000080EUR. والرقم الكامل ثلاثة وعشرون حرفاً، فيه رمز الوكالة في أوله ومفتاح في آخره. ويقبل بيلوسيتي الاثنين.

    يضع الحقل الفراغات بين المجموعات وأنت تكتب. إذا توقفت بعد الأحرف الاثني عشر التي تسبق العملة، يضيف بيلوسيتي عملة الملف حين تغادر الحقل. ولا يُكمل الرقم ذا الثلاثة والعشرين حرفاً. ويحفظ الرقم دون فراغاته، ويتحقق من أن عملته هي عملة الملف.

  • تاريخ التوطين، أي اليوم الذي وطّن فيه البنك عملية الشراء. انسخه من ختم البنك.

  • البرنامج التقديري للاستيراد الذي وطّن البنك العملية في إطار تأشيرته. اختره من بين برامجك التقديرية، والأحدث أولاً. يُقرأ كل برنامج برقمه وسداسيه. ويذكر برنامج الحاجيات الخاصة صنفه أيضاً، مثل PPI-2026-000004 — السداسي الثاني لسنة 2026 · التجهيز. ولا يقبل بيلوسيتي إلا برنامجاً للغرض من الاستيراد نفسه الذي حدّدته مؤسستك.

    بعد أن تختار البرنامج، يذكر الحقل أي تجاوز، وما تبقّى من حدّه الأقصى للمبلغ إن كان له حد. وإذا وقع تاريخ التوطين خارج تواريخ البرنامج، ينبّه بيلوسيتي إلى ذلك تحت التاريخ، ويحفظ الملف رغم ذلك (ما ينبّه إليه بيلوسيتي).

• إعفاء: دون العتبة، لقيمة دون العتبة التنظيمية.
• إعفاء: عينة أو هبة.
• إعفاء: نظام موقف للحقوق، لبضاعة في نظام جمركي موقف للحقوق، مثل القبول المؤقت.

الملف المعفى لا يطلب بنكاً ولا رقماً ولا تاريخاً ولا برنامجاً. إذا اخترت إعفاءً، تُخفي الاستمارة هذه الحقول. وعند الحفظ، يمحو بيلوسيتي ما كتبته فيها. فالملف دائماً إما موطَّن وإما معفى، لا الاثنان معاً. وإذا عدت إلى التوطين لدى البنك قبل الحفظ، تجد الحقول على ما كتبته فيها.

إضافة أوامر الشراء

يضم الملف أوامر شراء كاملة لمورّده وبعملته. يكتب قسم المشتريات الأوامر ويستلم بضاعتها كالمعتاد، في أوامر الشراء. والملف يجمعها، ولا يعدّلها. ما دام الأمر في الملف، لا يتغيّر مورّده ولا عملته.

1. افتح الملف، ثم تبويب أوامر الشراء.
2. اضغط إضافة أمر شراء، واختر الأمر، ثم اضغط إضافة. يمكنك إضافة أمر في المسودة، لأن الملف يُفتح غالباً على الفاتورة الشكلية، قبل اعتماد الأمر.
3. افعل الشيء نفسه مع كل أمر من عملية الشراء.

لا يستطيع إضافة أمر أو إزالته إلا المكلّف بالتجارة الخارجية ومالك مؤسستك، وما دامت حالة الملف مفتوح فقط.

تعرض القائمة أوامر المورّد التي ليست في هذا الملف بعد. وإذا كان الملف لا يقبل أمراً، تُظهره القائمة باهتاً، وسببه بجانبه:

• الأمر بعملة غير عملة الملف. والأمر الذي لا يذكر عملة يكون بعملة الأساس، فلا يقبله ملف باليورو. ويستطيع قسم المشتريات تحديد عملة الأمر ما دام مسودة.
• الأمر ملغى أو مُراجَع. والأمر المُراجَع تحلّ محلّه مراجعته، فأضف المراجعة.
• الأمر موجود في ملف آخر، وتذكر القائمة ذلك الملف.

يقرأ بيلوسيتي القائمة من جديد كلما فتحتها. فيظهر فيها الأمر الذي كتبه قسم المشتريات في الأثناء.

قيمة البضائع، تحت الأطراف والشروط، تجمع الأوامر دون الضريبة وبعملة الملف. تحتسب سطورها بعد الخصومات، وتترك الأمر الملغى أو المُراجَع. ويعيد بيلوسيتي حسابها كلما فتحت الملف. فتتبع أي تعديل يُجريه قسم المشتريات على أمر.

يعرض تبويب سندات الاستلام سندات استلام هذه الأوامر. يكتبها قسم المشتريات ويوصلها إلى مكتمل، كأي سند استلام آخر. ولا تستلم شيئاً عبر الملف. والآلة التي تُستلَم كمعدّة تدخل سجل المعدّات، لا المخزون.

إذا كان دورك يسمح برؤية الملفات، تعرض صفحة أمر الشراء نفسها ملف الاستيراد، برقم الملف، وتفتحه.

ما دامت حالة الملف مفتوح، يمكنك إزالة أمر أضفته خطأً. اضغط إزالة في قائمة سطره. ويبقى الأمر نفسه كما هو.

حين يضم الملف أمراً، يثبت المورّد والعملة، لأن كل أوامره لهذا المورّد وبهذه العملة. ولتغيير أحدهما، أزل الأوامر أولاً.

والأمر يحتفظ بهما أيضاً. يستطيع قسم المشتريات تعديل أمر في المسودة داخل ملف، لكن لا يستطيع تغيير المورّد ولا العملة. إذا كان دورك يسمح برؤية الملفات، تُغلق صفحة الأمر الحقلين وتذكر الملف. وإلا يرفض بيلوسيتي التغيير، وتذكر رسالته السبب. ولا يأخذ الأمر مورّداً أو عملة أخرى إلا بعد خروجه من الملف. ويزيله المكلّف بالتجارة الخارجية أو المالك، ما دامت حالة الملف مفتوح.

ما يستهلكه الملف من برنامجه

للملف الذي يحدد برنامجاً تقديرياً للاستيراد تبويب البرنامج التقديري للاستيراد. يضع فيه كل سطر من أوامر شراء الملف مقابل سطر البرنامج الذي يُحتسب عليه:

• سطر البرنامج هو السطر الذي يحمل البند التعريفي الفرعي للمنتج. يجده بيلوسيتي، ولا يختاره أحد.
• المستهلك هو الكمية المطلوبة، بوحدة ذلك السطر.
• المتبقي هو ما تبقّى من السطر بعد أن يحتسب بيلوسيتي كل ملفات البرنامج. وإذا تجاوزت الملفات كمية السطر، يذكر تجاوز بمقدار الزيادة. وهو الرقم نفسه الذي يعرضه البرنامج.

والبضاعة التي لا تُحتسب على أي سطر تُعرض مع ذلك، مع السبب. قد تكون بدون منتج، أو يكون منتجها بدون بند تعريفي فرعي. وقد لا يحمل البرنامج بندها، أو لا يستطيع بيلوسيتي تحويل وحدتها. ويشرح ما تبقّى من البرنامج ما العمل في كل حالة. ولا يستطيع تغيير البند التعريفي الفرعي للمنتج أو وحداته إلا مالك مؤسستك. والملف الذي لا يحدد برنامجاً ليس له هذا التبويب.

متابعة البضاعة من المغادرة إلى الإقفال

يُرسم مسار الملف أعلى صفحته: مفتوح، قيد النقل، واصل، مخلّص جمركيًا، مقفل. تسجّل كل مرحلة اليوم الذي حدثت فيه. يقترح بيلوسيتي تاريخ اليوم. إذا حدثت المرحلة قبل ذلك، فغيّر اليوم، لأن بريد وكيل العبور يصلك غالباً بعد إبحار السفينة بيوم أو يومين. ولا يمكن أن يكون تاريخ المرحلة لاحقاً لتاريخ اليوم، ولا سابقاً لتاريخ المرحلة السابقة.

1. حين تغادر البضاعة، اضغط قيد النقل في المسار. تطلب نافذة تسجيل الشحن يوم شُحن في ورقم وثيقة النقل. ثم اضغط تسجيل الشحن.

   وثيقة النقل هي بوليصة الشحن أو رسالة النقل الجوي أو رسالة النقل البري. وإذا كان رقمها في الملف، يأخذه الحقل. ولا تغادر البضاعة إلا ملفاً وطّنه بنكك في ذلك اليوم أو قبله، أو ملفاً يذكر إعفاءه.

2. حين تصل البضاعة إلى مكان التفريغ، اضغط واصل. في نافذة تسجيل الوصول، اذكر يوم وصل في، ثم اضغط تسجيل الوصول.

   لا تبدأ مدة سماح الحاوية من هذا اليوم. بل تبدأ من تاريخ التفريغ المسجّل للحاوية نفسها، في تبويب الحاويات من الملف (الحاويات).

3. حين تخلّص الجمارك البضاعة، اضغط مخلّص جمركيًا. في نافذة تسجيل التخليص الجمركي، اذكر يوم خُلّص جمركيًا في، ثم اضغط تسجيل التخليص الجمركي.

   ثم يستلم قسم المشتريات البضاعة على أوامرها بسند استلام، كأي تسليم آخر (سندات الاستلام).

4. أقفل الملف حين تكتمل أوراقه. لا يقفله بيلوسيتي إلا إذا لم تبقَ في أي أمر شراء من أوامره بضاعة تنتظر الاستلام.

   اضغط مقفل في المسار، وفي نافذة إقفال الملف اذكر يوم أُقفل في، ثم اضغط إقفال الملف. وما دام أمر ينتظر بضاعة، تبقى مرحلة مقفل باهتة. قف عليها لتقرأ الأوامر التي ما زالت تنتظر.

قف على مرحلة من المسار لتقرأ يومها. قبل المغادرة أو الوصول، تعرض قيد النقل وواصل اليوم الذي يتوقعه وكيل العبور. وبعد بلوغ المرحلة، تعرض اليوم الذي حدثت فيه ومن سجّلها.

إذا سجّلت يوماً خطأً، فصحّحه بـتعديل ما دام الملف غير مقفل. وبعد مغادرة البضاعة، لا يمكن تغيير رقم الملف ولا المورّد ولا العملة ولا شرط التسليم، لأن بنكك والجمارك يحتفظان بها. ويبقى المسار قابلاً للتعديل، لأن وكيل العبور كثيراً ما يغيّر الناقل أو مكان التفريغ في الطريق. ويبقى كذلك التوطين والبرنامج والتواريخ المتوقعة وأيام السماح. والملف المقفل أو الملغى لا يبقى فيه قابلاً للتعديل إلا ملاحظات.

إلغاء ملف

إذا لم تحدث عملية الشراء، فألغِ ملفها ما دامت حالته مفتوح. انقر المرحلة التي يقف عندها الملف أعلى الصفحة لتفتح قائمة تغييرات الحالة. اختر ملغى، ثم اضغط الانتقال إلى ملغى.

يبقى الملف برقمه وتوطينه. ويُخرج بيلوسيتي أوامر الشراء منه، ليأخذها ملف آخر. ولا يمكنك إلغاء الملف بعد أن يُكمل قسم المشتريات سند استلام لأحد أوامره، لأن الاستيراد قد حدث.

ما يرفضه التطبيق، ولماذا

• رقم توطين بلا تاريخه، أو تاريخ بلا رقمه. كلاهما من الختم نفسه. وتشير الاستمارة إلى الحقل الناقص.
• وصول متوقع قبل المغادرة المتوقعة.
• مكان لا تستعمله وسيلة النقل، أو مكان تفريغ خارج بلد مؤسستك، أو المكان نفسه مرتين. ومثال الأول ميناء بحري لملف يُنقل جواً. لا تعرض الاستمارة إلا الأماكن المناسبة. وتنبّه قبل الحفظ إلى أن المكانين متطابقان.
• شرط تسليم بحري لبضاعة تُنقل جواً أو براً أو بالسكك أو بعدة وسائل. فالشروط FAS وFOB وCFR وCIF من قواعد النقل البحري. تختار الاستمارة بحري نيابة عنك، فلا يلقى هذا الرفض إلا ملفٌّ كُتب بطريقة أخرى.
• رقم توطين بطول خاطئ، أو بعملة غير عملة الملف. فالرقم إما مكتوب خطأً وإما يخص عملية شراء أخرى. راجعه على ختم البنك.
• متعامل لا يمكنه تلقي وثيقة جديدة بصفته مورّداً. فهو غير مصنّف مورّداً، أو معطَّل، أو حالته كمورّد غير نشطة. يستطيع مسؤول المشتريات أو مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك تصحيح ذلك في صفحة المتعامل.
• أمر ملغى أو مُراجَع، أو لمورّد آخر، أو بعملة غير عملة الملف. لا مكان لأيٍّ منها في هذا الملف.
• أمر موجود في ملف آخر. لا يكون الأمر إلا في ملف واحد، وتذكر الرسالة الملف الذي هو فيه.
• حذف ملف يضم أوامر. أزل الأوامر أولاً من تبويب أوامر الشراء، ثم احذف الملف. وإذا أردت أن تحتفظ بأثر الملف، فألغِه بدلاً من حذفه. يبقى الملف الملغى نهائياً، ولا يمكنك حذفه.
• حذف أمر شراء موجود في ملف. لا يستطيع إخراج الأمر من الملف إلا المكلّف بالتجارة الخارجية أو مالك مؤسستك، ما دامت حالة الملف مفتوح. ثم يستطيع قسم المشتريات حذف الأمر.
• مرحلة مؤرخة بعد اليوم، أو قبل المرحلة السابقة. في تسجيل الشحن، المرحلة السابقة هي التوطين البنكي.
• مغادرة بضاعة من ملف غير موطَّن ولا معفى. تذكر نافذة تسجيل الشحن ذلك، ولا تعرض زرّ تسجيل الشحن. في قسم التوطين، اكتب رقم البنك وتاريخه، أو اختر الحالة التي تعفي الملف. ثم أعد الخطوة.
• إقفال ملف ما زال أحد أوامره ينتظر بضاعة. تبقى مرحلة مقفل باهتة حتى ذلك الحين، وتذكر الأوامر حين تقف عليها. في قسم المشتريات، يستلم مسؤول المشتريات أو مالك مؤسستك البضاعة، أو يُقفل الأمر أو يلغيه.
• تغيير ما ثبّتته مرحلة الملف: شروطه بعد مغادرة البضاعة، وكل شيء عدا ملاحظاته بعد إقفاله أو إلغائه.