الإشعارات المدينة على المورّدين

الإشعار المدين على المورّد (بالفرنسية: note de débit) يسجّل مالاً يدين به المورّد لك. وهو في جانب الشراء صورة معكوسة للإشعار الدائن الذي تعطيه لزبون. تُنشئه بعد أن تعود بضاعة إلى المورّد على مرتجع مشتريات، أو بعد أن تطالب فاتورة مورّد بسعر أو كمية خاطئة. والإشعار هو وسيلتك لاسترداد ذلك المال. إذا كانت حالة فاتورة المورّد «معتمد» أو «مدفوع جزئياً»، يُنقص الإشعار أولاً ما بقي في ذمّتك عليها. ثم تحصّل الباقي استرجاعاً في الخزينة.

يستطيع مساعد المشتريات أن يُنشئ إشعاراً من مرتجع، أو أن يكتبه بيده. ولا يُصدر الإشعار ولا يلغيه ولا يحذفه إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.

المفاهيم الأساسية

• الإشعار المدين وثيقة تقول إن المورّد يدين لمؤسستك بمبلغ، وتقول السبب. وسببه مرتجع أو تلف أو خطأ في السعر أو خطأ في الكمية أو أخرى. ويأتي رقمه من سلسلته SDN، مثل SDN-2026-000001.
• الفاتورة المرتبطة هي فاتورة المورّد التي يُخصم منها الإشعار حين تُصدره. والإشعار المنشأ من مرتجع يسمّي دائماً الفاتورة التي فوترت البضاعة. والإشعار الذي تكتبه بيدك قد يسمّي فاتورة واحدة، أو لا يسمّي شيئاً.
• السطور لا تكون إلا في الإشعار المنشأ من مرتجع. وهي تفصّل ما عاد، سطراً سطراً، بالسعر والرسم على القيمة المضافة (TVA) اللذين طبّقتهما الفاتورة. والإشعار المكتوب باليد لا سطور له، بل مبالغه وحدها.
• المخصوم والمتبقي يقولان كم استُعمل من الإشعار. المخصوم هو ما خُصم من الفاتورة عند الإصدار، وكل استرجاع بعده. والمتبقي هو ما زال المورّد يدين لك به على الإشعار. ويحسب بيلوسيتي الاثنين، ولا تكتبهما أبداً.

متى ترفع إشعاراً

أشيع سبب هو مرتجع أُرسل. لنقل إنك استلمت 10 وحدات بسعر 2.000 دج للوحدة، وفوترك المورّد بـ 20.000 دج. ثم تبيّن عيب أربع وحدات، فأنشأت مرتجعاً وأرسلته. عادت البضاعة، لكن المورّد ما زال يحتفظ بـ 8.000 دج فوترك بها عنها. والإشعار المدين هو وسيلتك للمطالبة بهذا المال.

إذا عادت البضاعة قبل أن يفوترك المورّد، فلا حاجة إلى إشعار. فوتر الأمر كالمعتاد، والفاتورة تترك جانباً ما عاد.

والسبب الآخر خطأ في الفوترة دون إرجاع شيء. مثلاً، فوترك المورّد الوحدة بـ 2.200 دج بدل 2.000 دج المتفق عليها، أو فوتر 12 وحدة بدل 10. اكتب إشعاراً بيدك بالفرق، وسببه خطأ في السعر أو خطأ في الكمية.

رفع إشعار من مرتجع

1. افتح مرتجع المشتريات الذي حالته مُرسَل. اضغط إنشاء إشعار مدين في إجراءات أخرى أعلى صفحته.

2. تقول النافذة ما سيبنيه بيلوسيتي. اضغط إنشاء إشعار مدين فيها.

3. يبني بيلوسيتي الإشعار من فاتورة المورّد. وتأخذ كل كمية مُرجَعة السعر ونسبة الرسم اللذين طبّقتهما الفاتورة عليها.

   لنقل إن أربع وحدات عادت من سطر فُوتر بـ 2.000 دج مع 19 % من الرسم (TVA). فهي تبلغ 8.000 دج و1.520 دج من الرسم، أي 9.520 دج في المجموع. وهذا بالضبط ما طالبت به الفاتورة عنها.

4. يؤرّخ بيلوسيتي الإشعار بالأحدث من تاريخ المرتجع وتاريخ الفاتورة. ويسمّي الإشعار المرتجع والفاتورة معاً.

5. يحفظ بيلوسيتي الإشعار مسودة ويفتحه. ويعرض تبويب سطور الإشعار المدين كل سطر بسعر الفاتورة.

   وملاحظاته فارغة، لأن الصفحة تذكر المرتجع في من المرتجع.

وتسري بضع قواعد:

• لا يأخذ إشعاراً إلا مرتجع مُرسَل، لأن شيئاً لم يخرج من مخزونك قبل ذلك. وأنشئ الإشعار قبل أن تُقفل المرتجع.
• يجب أن تفوتر البضاعةَ فاتورةٌ نجحت مطابقتها. فإن لم تفوترها فاتورة كهذه بعد، رفض بيلوسيتي. ويرفض أيضاً إذا عادت البضاعة قبل الفاتورة، لأن الفاتورة تركتها جانباً، فلا شيء يُستردّ.
• البضاعة المفوترة على أكثر من فاتورة لا يُنشأ لها إشعار من المرتجع. فاكتب بيدك إشعاراً لكل فاتورة لتستردّ المال. لكن الإشعار المكتوب باليد لا يعيد الكميات إلى أمر الشراء. فيبقى الأمر يعدّ تلك البضاعة مفوترة، ولا يمكنك أن تفوتر منه البضاعة البديلة عنها.
• لا يحمل المرتجع أكثر من إشعار حيّ واحد. فإن أنشأت ثانياً، رفض بيلوسيتي، وعرضت الرسالة افتحه لتأخذك إلى الإشعار الموجود. وما دام المرتجع مُرسَل، يمكنك أن تلغي الإشعار القديم وتنشئه من جديد. ويأخذ الإشعار الجديد الفاتورة نفسها والتاريخ نفسه والأسعار نفسها.
• الإشعار المنشأ من مرتجع يتبع المرتجع والفاتورة. فلا يمكنك تغيير مورّده ولا سببه ولا تاريخ إصداره ولا عملته ولا فاتورته المرتبطة ولا مبالغه. ولا يتغيّر فيه إلا ملاحظات وملاحظات داخلية.

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من الصفر. افتح المشتريات > الإشعارات المدينة، واضغط إضافة. اختر المورّد والسبب، وراجع العملة، واكتب المبالغ بنفسك. وإذا ربطت الإشعار بإحدى فواتير المورّد، أخذ عملتها، ولا يمكنك تغييرها.

تعديل المسودة

الإشعار الذي تكتبه بيدك لا يغيّر شيئاً ما دام مسودة. ويمكنك تغيير كل حقوله إلا رقمه:

• الفاتورة المرتبطة هي الفاتورة التي يُخصم منها هذا الإشعار. تسرد القائمة فواتير المورّد المختار، ومع كل منها حالتها وما بقي عليها. وإذا تركتها فارغة، حصّلت المبلغ كله استرجاعاً.
• المجموع دون الضريبة ومبلغ الضريبة هما المبلغ قبل الضريبة والضريبة عليه. والمبلغ مجموعهما، ويحسبه بيلوسيتي وأنت تكتب.
• ملاحظات هي ما ينبغي أن يعرفه المورّد، كالذي عاد إليه. ولا يطبعها بيلوسيتي ولا يرسلها. وملاحظات داخلية تبقى لفريقك.

وفي الإشعار المنشأ من مرتجع لا يتغيّر إلا ملاحظات وملاحظات داخلية، لأن أرقامه أرقام الفاتورة.

وما دام الإشعار مسودة، يستطيع مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك حذفه أو إلغاءه.

الإصدار — ما الذي يحدث للفاتورة

يُظهر المسار في أعلى صفحة الإشعار مسودة وصادر، وهما خطوتا الإشعار المدين الذي يبلغ غايته. وصادر هي المرحلة التالية، فانقرها، ثم اضغط إصدار في النافذة. ولا يُصدر الإشعار إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. وهذه هي الخطوة التي تحرّك المال:

• إذا كانت حالة الفاتورة المرتبطة «معتمد» أو «مدفوع جزئياً»، خُصم منها الإشعار فوراً. فينخفض المبلغ المتبقي في الفاتورة كأن تسديداً غطّاه، وتنتقل الفاتورة إلى مدفوع جزئياً أو مدفوع.
• لا يخصم الإشعار أكثر مما بقي على الفاتورة. لنقل إن إشعاراً بـ 8.000 دج يسمّي فاتورة بقي عليها 5.000 دج. فيخصم الإشعار 5.000 دج من الفاتورة ويُبقي 3.000 دج.
• إذا كانت للفاتورة حالة أخرى، أو كانت معطَّلة، لا يُخصم منها شيء. ويبقى المبلغ كله على الإشعار، ولا شيء يخصمه من الفاتورة لاحقاً. لذا أصدر الإشعار بعد اعتماد فاتورته.
• ما لم تستوعبه الفاتورة يبقى على الإشعار رصيداً متبقياً، وكذلك المجموع كله حين لا تكون فاتورة مرتبطة. وتحصّله استرجاعاً.
• الإشعار المنشأ من مرتجع يعيد أيضاً الكميات المُرجَعة إلى أمر الشراء. فلا يعدّها الأمر مفوترة بعد، ويمكنك أن تفوتر البضاعة البديلة حين يرسلها المورّد من جديد. وإن كان إشعار آخر على سطر الأمر نفسه قد أعاد تلك الكميات، رفض بيلوسيتي الإصدار وذكر ما بقي.

ويرفض بيلوسيتي إصدار إشعار مجموعه صفر. وبعد الإصدار، لا يمكنك تعديل الإشعار.

تحصيل الباقي — الاسترجاع

المتبقي على إشعار صادر مال على المورّد أن يعيده. ويحصّله أمين الخزينة من الخزينة، في صفحة المقبوضات والمدفوعات. يسجّل ما يعيده المورّد ويخصّصه على هذا الإشعار. وتشرح صفحة الخزينة كيف.

لا تأخذ الخزينة إلا إشعاراً حالته صادر وخانة نشط فيه مؤشَّر عليها، ولا تأخذ أكثر من المتبقي فيه. ويجب أن يكون الاسترجاع بعملة الإشعار. وحين يؤكّد أمين الخزينة التحصيل، يرتفع المخصوم في الإشعار بقيمة الاسترجاع.

الإلغاء

الإلغاء ليس مرحلة على المسار، فتختاره من قائمة تغييرات الحالة. انقر المرحلة التي فيها الإشعار، واختر ملغى، ثم اضغط إلغاء الإشعار في النافذة. وإذا ألغيت مسودة، لا يتغيّر شيء، لأن المسودة لم تفعل شيئاً بعد.

وإذا ألغيت إشعاراً حالته صادر، يُبطل بيلوسيتي ما فعله الإصدار. فتعود الفاتورة مدينة بما خصمه الإشعار منها، وتعود الفاتورة التي حالتها مدفوع إلى معتمد أو مدفوع جزئياً.

ويرفض بيلوسيتي الإلغاء ما دام تحصيل استرجاع في الخزينة مخصّصاً على الإشعار. ولا يستطيع أمين الخزينة أن يزيل الإشعار من تحصيل إلا ما دام ذلك التحصيل مسودة. وبعد تأكيد التحصيل، لا يمكن إلغاء الإشعار.

وإذا كان الإشعار منشأً من مرتجع، فإلغاؤه يعدّ كمياته مفوترة من جديد. فيعود المرتجع ينتظر قيده، ولو فُوترت منذ ذلك البضاعة البديلة أو بقية الأمر. وما دام المرتجع مُرسَل، يمكنك أن تنشئ منه إشعاراً جديداً. وبعد أن تُقفله، لا يمكنك ذلك.

العثور على إشعار

تجد قائمة الإشعارات المدينة الإشعار برقمه أو بملاحظاته. ويضيّقها زر التصفية حسب السبب والحالة والمورّد ونشط. ويأخذ أيضاً مجالاً لـتاريخ الإصدار، وشريحة لـالمبلغ أو المخصوم. انظر التعامل مع القوائم. ويبقى الإشعار المعطَّل في القائمة. أما عمود المتبقي فمحسوب من العمودين الآخرين، فلا يمكنك التصفية عليه.

الحالات

ملاحظات مهمّة

• من يستطيع ماذا. يستطيع مساعد المشتريات أن يُنشئ إشعاراً من مرتجع وأن يكتب إشعاراً بيده. ولا يُصدر الإشعار ولا يلغيه ولا يحذفه إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.
• العملة. يأخذ الإشعار دائماً عملة فاتورته المرتبطة، ويجب أن يكون الاسترجاع بعملة الإشعار.
• الإشعار المنشأ من مرتجع يمسك فاتورته. ما دام إشعار كهذا غير ملغى، فلا يمكنك إعادة فتح فاتورته مسودةً ولا إلغاؤها. وإن حاولت، سمّت الرسالة الإشعار، فألغِ الإشعار أولاً. وإذا كان مرتجعه مقفل، فلن تستطيع إنشاء الإشعار من جديد بعد إلغائه.
• ورقة المورّد. ورقة المورّد نفسها لهذا القيد تُسمّى عندنا غالباً avoir fournisseur. سجّل مرجعها في ملاحظات الإشعار ليجد كل طرف أوراقه.