طلبات الشراء

طلب الشراء (بالفرنسية: demande d’achat) يطلب بضاعة أو خدمة يحتاجها أحدهم. يقول ماذا، وكم، وإلى أيّ تاريخ، ولا يُلزم بشيء. وحين يعتمده مسؤول المشتريات أو مالك مؤسستك، يهيّئ بيلوسيتي مسودات أوامر الشراء.

ولا يحتاج أمر الشراء إلى طلب شراء. يستطيع المشتري أيضاً أن يكتب أمراً مباشرةً.

إنشاء طلب شراء

لإنشاء طلب شراء جديد:

1. انتقل إلى المشتريات > طلبات الشراء في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة طلب جديد، وسطوره إلى جانب النموذج فارغةً بعد.
3. املأ بيانات الطلب:
   • رقم طلب الشراء: يملؤه بيلوسيتي بالرقم التالي من سلسلة مؤسستك. ويمكنك أن تكتب غيره.
   • المصلحة: المصلحة التي تحتاج البضاعة، بكلماتك. ويمكن أن ينطبق مسار اعتماد على مصلحة واحدة فقط.
   • تاريخ الطلب: اليوم الذي ترفع فيه الطلب. يُفتح على تاريخ اليوم.
   • تاريخ الحاجة: اليوم الذي تحتاج فيه البضاعة. اتركه فارغاً إن لم يكن هناك أجل.
   • الأولوية: منخفضة أو عادية أو مرتفعة أو عاجلة. يراها المشترون في القائمة.
   • التكلفة التقديرية: تقديرك لتكلفة الطلب كلّه. بيلوسيتي لا يجمعها من السطور.
4. انقر إضافة فوق السطور.

يحفظ بيلوسيتي الطلب في حالة مسودة، ويعطيه رقمه، ويفتح سطره الأول. وإذا بقي في النموذج جواب ناقص، توقّف إضافة عند ذلك الحقل بدل ذلك.

ولحفظ الطلب الآن وإضافة سطوره لاحقاً، انقر حفظ بدل إضافة (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

إدارة سطور الطلب

المنتجات التي يطلبها الطلب تقف إلى جانب بياناته في الصفحة نفسها. فلا تبويب تفتحه.

1. للعودة إلى طلب محفوظ، انقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خلية لملئها.
3. لكل سطر، املأ:
   • المنتج: المنتج من كتالوجك. يمكنك تركه فارغاً، لكن السطر الذي فيه منتج أو متغيّر هو وحده الذي يجد مورّده بنفسه.
   • البيان: ما تحتاجه، بكلماتك. ينسخه بيلوسيتي على سطر أمر الشراء.
   • الكمية والوحدة: كم تحتاج، بإحدى وحدات المنتج كما يسردها تبويب الوحدات فيه.
   • تاريخ الحاجة: متى تحتاج هذا السطر، إن لم يكن تاريخ الحاجة في الطلب. واتركه فارغاً في غير ذلك.
   • السعر التقديري: تقديرك لسعر الوحدة الواحدة. أمر الشراء لا يستعمله.
   • ملاحظات: ما يساعد المشتري، مثل مواصفة أو رابط.
4. أضف من السطور ما تحتاج.

يمكنك تعديل السطور أو إزالتها ما دام الطلب في حالة مسودة.

الطلبات التي تفتحها بيلوسيتي نيابةً عنك

شيئان يفتحان طلب شراء دون أن يكتبه أحد. يفتحه حساب الاحتياجات حين يحوّل المخطِّط مشترياته المقترحة. وتفتحه سياسة قطعة الغيار الحرجة حين ينزل مخزون قطعة غيار تحت حدّها الأدنى.

ويصل هذا الطلب في حالة مسودة، ثم يسير كما يسير طلب كتبتَه بنفسك. لا يكتب بيلوسيتي شيئاً في ملاحظاته، ولا في ملاحظات سطوره. ويأخذ كل سطر اسم المنتج الذي يشتريه، مثل Farine T55. وإن كان السطر لمتغيّر بعينه من المنتج، تبع الاسمَ مرجعُ المتغيّر. ويطبع أمر الشراء هذا الاسم لمورّدك، فيقرأ المورّد ما عليه تسليمه.

ويجمع حساب الاحتياجات في طلب واحد مقترحات مستحقة في أيام مختلفة. لذلك يحمل كل سطر تاريخ الحاجة الخاص به، وهو اليوم الذي يُستحق فيه مقترحه. ويكون تاريخ الحاجة في الطلب أقربَها، أو تاريخ اليوم إن كان ذلك اليوم قد مضى.

وتعرض صفحة الطلب مصدره، في سطر المصدر. إدخال يدوي طلب كتبه شخص. أما حساب الاحتياجات وقطعة غيار حرجة فرابطان. يفتح حساب الاحتياجات الحسابَ على تبويب الأوامر المقترحة، حيث تظهر مقترحاته محوَّلةً. وتفتح قطعة غيار حرجة السياسة. ولكي لا ترى إلا الطلبات التي فتحها حساب أو سياسة، صفِّ القائمة حسب المصدر.

الطريق الذي يقطعه الطلب

في أعلى صفحة الطلب يمتدّ طريقه: مسودة ← في انتظار الاعتماد ← معتمد ← محوَّل. الخطوة التي هو عليها ممتلئة، والخطوات التي قطعها معلَّمة. مرّر المؤشّر على خطوة لترى متى بلغها الطلب ومن نقله إليها.

والخطوة القادمة زرٌّ عند مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. أما مساعد المشتريات فلا يرى أيّ زرّ على الطريق.

انقر المرحلة التي يقف عليها الطلب لتفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة يستطيع الطلب أن ينتقل إليها من هناك. ومنها تختار مرفوض وملغى. ولا تجد في القائمة حالةً يضعها بيلوسيتي بنفسه.

الإرسال للاعتماد

من يدفع الطلب إلى الأمام يتوقّف على وجود مسار اعتماد ينطبق عليه. لا يضبط بيلوسيتي أيّ مسار لك، فلا ينطبق مسار حتى يضبطه مالك مؤسستك. وإذا لم ينطبق مسار، ينقل مسؤول المشتريات أو المالك الطلب على الطريق:

1. تأكّد أنّ في الطلب سطراً واحداً على الأقل.
2. انقر في انتظار الاعتماد على الطريق.
3. انقر الانتقال إلى في انتظار الاعتماد في مربّع الحوار.

إذا لم ينطبق مسار اعتماد، فلا يستطيع مساعد المشتريات اليوم إرسال طلب شراء للاعتماد. يرى المساعد إرسال للاعتماد في قائمة إجراءات أخرى، فيرفضه بيلوسيتي برسالة تعذّر إرسال طلب الشراء هذا للاعتماد. يبقى الطلب مسودة، ولا يضيع منه شيء. اطلب من مسؤول المشتريات أو مالك مؤسستك نقله إلى في انتظار الاعتماد على الطريق.

وإذا انطبق مسار اعتماد على الطلب، فاستعمل إرسال للاعتماد بدل ذلك (انظر الاعتماد على عدّة خطوات أدناه).

الاعتماد أو الرفض

لا يعتمد الطلب أو يرفضه إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. ولا يستطيع مسؤول المشتريات اعتماد طلب قدّمه بنفسه، فيرفض بيلوسيتي ذلك. أما المالك فيستطيع اعتماد طلبه.

لاعتماد الطلب:

1. ما دام الطلب في انتظار الاعتماد، انقر معتمد على الطريق.
2. تحقّق من المستودع الذي تُسلَّم إليه الأوامر، ثم انقر اعتماد. يُفتح على مستودعك الافتراضي، أو على مستودعك الوحيد، ويمكنك اختيار غيره.

يعتمد بيلوسيتي كل السطور المنتظرة. ثم يهيّئ مسودة أمر شراء لكل مورّد ولكل عملة، من السطور التي لها مورّد وسعر. وتذكر رسالة أرقام الأوامر التي هيّأها. فإن هيّأ أمراً واحداً، فتحت الصفحة ذلك الأمر، لأنه الخطوة التالية. وإن هيّأ عدة أوامر، بقيت الصفحة على الطلب. ويضع حقل أوامر الشراء في الطلب رابطاً إلى كل أمر، ويذكر كل سطر أمره في عمود أمر الشراء.

إذا كنت العضو الوحيد في مؤسستك، فلا أحد غيرك يعتمد طلباتك، ولذلك لا ترسلها للاعتماد. ما دام الطلب مسودة، انقر معتمد على الطريق. ثم تحقّق من المستودع وانقر اعتماد، كما في الخطوات أعلاه. فيعتمد بيلوسيتي الطلب ويهيّئ أوامره في الخطوة نفسها.

يختار بيلوسيتي مورّد كل سطر من منتجات المورّد التي تغطي منتج السطر. ولا يأخذ إلا مورّداً يستطيع تلقّي أمر اليوم: متعاملاً نشطاً له دور المورّد، وحالة المورّد فيه نشط. ثم يرتّب البطاقات بهذا الترتيب:

• بطاقة متغيّر السطر تسبق بطاقة المنتج كلّه.
• البطاقة التي تعلن سعراً تسبق البطاقة التي لا تعلن سعراً. والصفر ليس سعراً.
• إن حمل الطلب عملة، جاءت بعدها البطاقة التي بتلك العملة. والطلب الذي تكتبه أنت لا يحمل عملة.
• البطاقة الموسومة مفضَّل تسبق غيرها.
• السعر الأرخص يأتي أولاً. ولا يقارن بيلوسيتي سعرين إلا في عملة واحدة، ولا يحوّل عملة إلى أخرى أبداً.
• وإن تساوت بطاقتان بعد ذلك، سبقت الأقدم.

ويأخذ السطر آخر سعر شراء في البطاقة، أو السعر المعياري إن لم يكن فيها آخر سعر. وإذا سعّر مورّد بعض المنتجات بعملة وبعضها بأخرى، حصلت على أمر لكل عملة. فيكون كل سطر في الأمر بعملة الأمر نفسه.

كل أمر جديد مسودة لا يُلزم بشيء. يأخذ الرقم التالي من سلسلة أوامر الشراء في مؤسستك، مثل PO-2026-000001. ويُفتح على تاريخ اليوم، والمستودع الذي اخترته، وشروط دفع المورّد. ويسمّي سطر من طلب الشراء فيه هذا الطلب. أما التسليم المتوقع فيه ففارغ، فاملأه في المسودة. ثم يحتاج كل أمر إلى إرسال للاعتماد، ثم إلى مُرسَل (أوامر الشراء).

ويبقى نوعان من السطور لوقت لاحق، في حالة معتمد:

• سطر بلا منتج، أو سطر لا يغطي منتجَه أيُّ مورّد يستطيع تلقّي أمر
• سطر لا يعلن مورّده سعراً

لا يكتب بيلوسيتي صفراً على أمر شراء، ولا يستعمل سعرك التقديري. وحين تغطي منتجاتُ مورّدٍ سطراً كهذا، يضغط مسؤول المشتريات أو المالك إصدار أوامر الشراء (إصدار أوامر الشراء لطلب معتمد). وإذا وجد كل سطر مورّداً وسعراً، انتقل الطلب إلى محوَّل. وإلا بقي معتمداً.

ويستطيع مسؤول المشتريات أو المالك رفض سطر واحد بدل الطلب كلّه:

1. ما دام الطلب في انتظار الاعتماد، انقر رفض على السطر.
2. اكتب سبباً إن شئت، ثم انقر رفض السطر.

يظهر السبب بجانب حالة السطر، وتبقى ملاحظات السطر كما هي. ويتجاوز الاعتمادُ السطرَ المرفوض، وتمضي بقيّة السطور إلى الأوامر كالمعتاد. ولاستعادة السطر، ارفض الطلب كلّه، ثم انقر إعادة الفتح مسودةً.

ولرفض الطلب كلّه، افتح قائمة تغييرات الحالة واختر مرفوض. يسألك بيلوسيتي عن السبب، ويعرضه على الطلب تحت مرفوض. وتبقى ملاحظات الطلب كما كتبها صاحبها.

ولاستئناف طلب مرفوض، افتح إجراءات أخرى وانقر إعادة الفتح مسودةً. لا يستطيع ذلك إلا مسؤول المشتريات والمالك. تعود سطوره المرفوضة إلى قيد الانتظار وتُمحى الأسباب، فيصحّحه صاحبه. وتعرض قائمة تغييرات الحالة الشيء نفسه تحت مسودة، وتطلب منك التأكيد.

الاعتماد على عدّة خطوات (اختياري)

يستطيع مالك مؤسستك أن يضبط مسار اعتماد لطلبات الشراء، في الإعدادات ← مسارات الاعتماد (تهيئة مسارات الاعتماد). وينطبق المسار على الطلبات التي توافق قاعدته، مثل مصلحة واحدة أو تكلفة فوق مبلغ معيّن. وما دام مسار ينطبق، يرفض بيلوسيتي خطوة معتمد على الطريق، ويمرّ الطلب بالمسار بدلها:

1. على المسودة، افتح إجراءات أخرى وانقر إرسال للاعتماد. يستطيع ذلك كل من يستطيع تعديل الطلب.
2. ينتقل الطلب إلى في انتظار الاعتماد. ويضعه بيلوسيتي في صندوق الوارد لمعتمِد الخطوة الأولى.
3. يقرّر كل معتمِد من صندوق الوارد. ولا يستطيع من أرسل الطلب اعتماده.
4. بعد أن تعتمد الخطوة الأخيرة، يصير الطلب معتمداً. وتبقى سطوره قيد الانتظار، ولا أمر بعد.
5. يضغط مسؤول المشتريات أو المالك إصدار أوامر الشراء لإصدار الأوامر (أدناه).

كل قرار مسجَّل في تبويب الاعتمادات في الطلب. وإذا رفض معتمِد الطلب، عاد إلى مسودة لا إلى مرفوض. ويستطيع صاحبه تصحيحه والنقر على إرسال للاعتماد من جديد.

وما دام مسار ينطبق، فلا تنقر في انتظار الاعتماد على الطريق. فالطلب سينتظر عندئذ خارج المسار، ولن يستطيع أحد اعتماده. وإن حدث ذلك، فارفض الطلب من قائمة تغييرات الحالة، وانقر إعادة الفتح مسودةً، ثم انقر إرسال للاعتماد.

وقد يكون للمسار أيضاً صفر خطوات فيعتمد فوراً. عندئذ ينقل إرسال للاعتماد الطلب من مسودة إلى معتمد مرة واحدة، ويسم طريقُه خطوة في انتظار الاعتماد بأنها قُفزت.

إصدار أوامر الشراء لطلب معتمد

قد يبقى في طلب معتمد سطور لا يغطيها أي أمر شراء. فمسار الاعتماد يترك كل سطوره منتظرة، والاعتماد يترك السطور التي لم يجد لها مورّداً أو سعراً. وإصدار أوامر الشراء يُصدر أوامرها.

1. افتح الطلب، وافتح إجراءات أخرى، ثم انقر إصدار أوامر الشراء.
2. تحقّق من المستودع الذي تُسلَّم إليه الأوامر، ثم انقر إصدار أوامر الشراء مرّة أخرى. يُفتح على المستودع الذي تُسلَّم إليه أوامر هذا الطلب السابقة.

يختار بيلوسيتي مورّد كل سطر كما يختاره الاعتماد تماماً. ويهيّئ مسودة أمر شراء لكل مورّد ولكل عملة. والسطر الذي لا يأخذه أي مورّد بعدُ يبقى منتظراً. وتذكر رسالة أرقام الأوامر التي هيّأها بيلوسيتي وعدد السطور التي ما زالت تنتظر. وإن هيّأ أمراً واحداً، فتحت الصفحة ذلك الأمر، كما في الاعتماد. أضف المنتج إلى منتجات مورّد، ثم انقر إصدار أوامر الشراء من جديد. وإذا لم يبقَ سطر يُطلب، انتقل الطلب إلى محوَّل.

لا يُصدر الأوامر إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. ويستطيعان ذلك على طلب قدّماه بنفسيهما، لأن غيرهما قد اعتمده.

العثور على طلب

تبحث قائمة طلبات الشراء بالرقم أو المصلحة أو الملاحظات. ويضيّقها زر التصفية حسب الأولوية والحالة ومجال تاريخ الطلب أو تاريخ الحاجة وشريحة التكلفة التقديرية. ويضيّقها كذلك حسب طلبه والمصدر ونشط، وليست أعمدةً في الجدول (انظر التعامل مع القوائم).

الإلغاء

يستطيع مسؤول المشتريات أو المالك إلغاء طلب حالته مسودة أو في انتظار الاعتماد أو معتمد أو مرفوض. افتح قائمة تغييرات الحالة من المرحلة التي يقف عليها الطلب، واختر ملغى. لا يُصدر بيلوسيتي بعد ذلك أوامر لأيّ من سطوره المنتظرة. وتبقى الأوامر التي صدرت منه كما هي.