سندات الاستلام

سند الاستلام (بالفرنسية: bon de réception) يسجّل ما سلّمه مورّد على أمر شراء. يقول ما وصل، وما قبلته بعد المعاينة، وما رفضته. حين تصير حالة السند مكتمل، يُدخل بيلوسيتي البضاعة المقبولة إلى المخزون ويحدّث أمر الشراء. ولا يدخل شيء المخزون قبل ذلك.

يستطيع مساعد المشتريات أن يكتب السند وسطوره. ولا ينقل السند إلى قيد التنفيذ أو مكتمل أو ملغى إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. ولا يحذف سنداً أو سطراً منه إلا هما.

إنشاء سند استلام

عند وصول تسليم:

1. انتقل إلى المشتريات > سندات الاستلام في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة سند جديد، وسطوره الفارغة بجانب النموذج.
3. املأ بيانات السند:
   • رقم الاستلام يُفتح على الرقم التالي في سلسلتك، مثل GR-2026-000001. ويمكنك كتابة رقم غيره قبل الحفظ.
   • أمر الشراء هو الأمر الذي يخصّه هذا التسليم. لا تعرض القائمة إلا الأوامر المؤكدة والجزئية، لأن السند لا يكتمل إلا عليها. اكتب رقم الأمر أو اسم مورّده لتجده.
   • المورّد يأتي من أمر الشراء، ولا يمكنك تغييره.
   • المستودع هو المستودع الذي يستلم البضاعة. يُفتح على مستودع أمر الشراء. إذا وصلت البضاعة إلى مكان آخر، فاختر ذلك المستودع. ولا يأخذ السطر إلا موقع تخزين من هذا المستودع.
   • تاريخ الاستلام هو يوم وصول البضاعة. يُفتح على اليوم، وبه تُؤرَّخ حركة المخزون.
   • سند التسليم والناقل ورقم التتبع اختيارية. انقلها من أوراق المورّد والناقل.
4. اضغط إضافة فوق السطور. يحفظ بيلوسيتي السند في حالة مسودة، وتذكر رسالة رقمه. ثم يُفتح سطره الأول لتختار فيه سطر الأمر الذي يستلمه. وإذا بقي في النموذج جواب ناقص، توقّف إضافة عند ذلك الحقل كما يتوقّف حفظ.

ولحفظ السند الآن وتسجيل سطوره لاحقاً، انقر حفظ بدل إضافة (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من أمر الشراء. على أمر حالته مؤكد أو جزئي، افتح إجراءات أخرى وانقر إنشاء سند استلام. فيكتب بيلوسيتي مسودة سند استلام بتاريخ اليوم، فيها سطر لكل سطر من الأمر ما زال منتظراً. ويحمل كل سطر كل ما ما زال منتظراً، مستلَماً ومقبولاً. صحّح السطور التي وصلت ناقصة، وسجّل ما رفضته، واحذف السطور التي لم تصل.

تسجيل البنود المستلمة

سجّل ما وصل في سطور السند:

1. تقف السطور بجانب بيانات السند في الصفحة نفسها. وللعودة إلى سند محفوظ، انقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل منتج في التسليم، واختر أولاً سطر أمر الشراء. تعرض القائمة كل سطر من الأمر مع ما بقي منه. ثم يملأ بيلوسيتي المنتج والوحدة، ولا يمكنك تغييرهما.
3. املأ الكميات وموقع التخزين:
   • الكمية المستلمة هي كل ما وصل، سليماً كان أو لا. وتبدأ بما ما زال سطر الأمر ينتظره، وتبدأ الكمية المقبولة به كله.
   • الكمية المقبولة هي ما اجتاز معاينتك. ولا تدخل المخزون إلا هذه الكمية. ولا يمكن أن تتجاوز ما بقي لسطر أمر الشراء.
   • الكمية المرفوضة هي ما رفضته عند الباب.
   • سبب الرفض يقول لماذا رفضت البضاعة، مثل تلف أثناء النقل. ولا يُفتح للكتابة إلا حين تكون الكمية المرفوضة أكبر من صفر.
   • موقع التخزين هو المكان في مستودع السند حيث تذهب البضاعة المقبولة. إذا تركته فارغاً، تدخل البضاعة المستودع دون موقع تخزين.
4. يمكنك تعديل السطور ما دام السند في حالة مسودة أو قيد التنفيذ. وتُقفل حين تصير حالته مكتمل.

مهم: قبل أن يكتمل السند، يجب أن يُعدّ كل سطر بالكامل. يجب أن يساوي مجموع الكمية المقبولة والكمية المرفوضة الكميةَ المستلمة. ولا يُحفظ سطر يقبل ويرفض أكثر ممّا استلم.

دورة حياة سند الاستلام

معالجة تسليم

يمتد المسار في أعلى صفحة السند مسودة ← قيد التنفيذ ← مكتمل. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي يقف عندها السند بخط عريض. المرحلة التالية زرّ، وتطلب كل خطوة أن تؤكّدها بزرّ يسمّيها، مثل الانتقال إلى مكتمل. قف على مرحلة لترى متى بُلغت ومن بلغها. إذا نقرت المرحلة التي يقف عندها السند، تُفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة يستطيع السند أن ينتقل إليها من هنا. ولا يستطيع نقر مرحلة إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. أما مساعد المشتريات فيرى المسار ولا يستطيع نقره.

1. ابدأ الاستلام. انقر قيد التنفيذ، المرحلة التالية على المسار، ثم أكّد.
2. سجّل السطور. أدخل في كل سطر ما وصل، وما قبلته، وما رفضته.
3. أتمم. حين يُعدّ كل سطر بالكامل، انقر مكتمل، المرحلة التالية، ثم أكّد. يتحقّق بيلوسيتي من كل سطر أولاً. وإذا لم يُعدّ سطر بالكامل، تذكر الرسالة السطور التي عليك مراجعتها.

يُرفض مكتمل ولا يتغيّر شيء في هذه الحالات:

• سطر لم يُعدّ بالكامل، أو سطر يقبل أكثر ممّا بقي لسطر أمر الشراء.
• أمر الشراء ليس في حالة مؤكد أو جزئي.
• ينطبق مسار اعتماد على السند، ولم يعتمده أحد بعد (انظر أدناه).
• أمر الشراء بعملة أخرى، ولا يوجد سعر صرف مسجّل (ما يُدخله الاستلام إلى المخزون).
• سطر آلات ليس عدداً صحيحاً من الآلات بوحدة قطعة (استلام آلة).

إذا كانت مؤسستك تعتمد الاستلامات. يستطيع مالك مؤسستك أن يهيّئ مسار اعتماد لسندات الاستلام. وإذا انطبق مسار على سند، ينتظر مكتمل اعتماده:

1. ما دام السند في حالة مسودة أو قيد التنفيذ، افتح إجراءات أخرى وانقر إرسال للاعتماد. ويستطيع إرساله كل من يستطيع تعديل السند.
2. يقرّر المعتمِدون من صندوق الوارد لديهم. ويعرض تبويب الاعتمادات في السند كل قرار. ويمكنك تعديل سطوره وهو ينتظر.
3. بعد الاعتماد، انقر مكتمل. وإذا كان السند ما زال مسودة، فانقر قيد التنفيذ أولاً.

إذا لم ينطبق أي مسار على السند، فلا حاجة إلى هذه الخطوات. وعندئذ يجيب إرسال للاعتماد بأن السند لا يحتاج إلى اعتماد.

حين تصير حالة السند مكتمل، يفعل بيلوسيتي كل هذا في آن واحد:

• يُدخل البضاعة المقبولة إلى المخزون، في موقع تخزين كل سطر. ويسجّل الحركة في يومية المخزون، مؤرّخة بتاريخ الاستلام.
• يضع البضاعة المقبولة من كل سطر في دفعة جديدة، مثل LOT-GR-2026-000041-01. تبدأ الدفعة بحالة معتمد، ولا يكون لها تاريخ انتهاء الصلاحية.
• يضيف الكميات المقبولة إلى سطور أمر الشراء. ويصير الأمر جزئي ما دام شيء منه منتظراً، ثم مكتمل حين يصل كل شيء.
• إذا كان المنتج في منتجات المورّد، يكتب سعر سطر الأمر قبل خصمه في آخر سعر شراء.
• إذا أكمل هذا السند أمر الشراء، يحسب الأمر في أداء المورّد، في فصل تاريخ الاستلام.

والسند الذي يرفض كل شيء يترك أمر الشراء حيث كان. وإذا كانت للبضاعة صلاحية تنتهي، يستطيع مالك مؤسستك أن يفتح الدفعة، ويضغط تعديل، ويكتب تاريخ انتهاء الصلاحية.

ما يُدخله الاستلام إلى المخزون

يدخل كل منتج مقبول المخزونَ بما كلّفك، بعملتك أنت:

• بسعر سطر الأمر بعد خصمه. سطر طُلب بـ200 دج مع خصم 10 % يدخل المخزون بـ180 دج للوحدة.
• بسعر صرف يوم الاستلام، إذا كان الأمر بعملة أخرى. يضرب بيلوسيتي السعر في سعر الصرف المسجّل في صفحة أسعار الصرف لتاريخ الاستلام، أو في آخر سعر قبله. سطر بـ12,40 € استُلم في يوم يساوي فيه اليورو 147,50 دج يدخل المخزون بـ1.829 دج للوحدة. ثم يعرض السند سعر الصرف الذي طبّقه.

إذا لم يكن هناك سعر مسجّل لتلك العملة في تاريخ الاستلام أو قبله، يُرفض مكتمل ولا يُستلم شيء. تذكر الرسالة العملة واليوم، ويفتح زرّها إدخال السعر أسعار تلك العملة. أدخل السعر، ثم أكمل السند من جديد. وإذا كان دورك لا يسمح بإدخال الأسعار، فاطلب ذلك من أمين الخزينة أو من مالك مؤسستك.

استلام آلة

الآلة التي تشتريها لتحتفظ بها، كشاحنة صغيرة أو فرن، منتجٌ يُستلَم كمعدّة. يُكتب سند استلامها كأي سند آخر، لكن مكتمل يفعل بها شيئاً آخر:

• لا يدخل شيء المخزون. بل يضيف بيلوسيتي كل آلة مقبولة إلى معدّاتك، معدّة لكل آلة. تأخذ كل واحدة رقم المعدّة التالي، واسم المنتج وصنف معدّاته. تاريخ اقتنائها هو تاريخ الاستلام. وتكلفة اقتنائها سعر الآلة الواحدة في سطر الأمر بعد خصمه، محوّلاً كما سبق. شاحنة مبرّدة طُلبت بـ4.850.000 دج تصل إلى معدّاتك بـ4.850.000 دج.
• تبدأ كل آلة في حالة مُخطَّط. وتبقى مُخطَّط إلى أن ينقلها أحد إلى موضوع في الخدمة في صفحة معدّتها.
• يعرضها سند الاستلام. إذا كان دورك يسمح برؤية معدّاتك، يعرض تبويب المعدّات في السند رقم كل آلة. انقر رقماً لتفتح المعدّة.
• الآلة الواحدة وحدة واحدة. استلم الآلات بوحدة قطعة، وبعدد صحيح. يرفض مكتمل نصف آلة، أو آلات تُعدّ بالأزواج أو بالكيلوغرام، وتذكر الرسالة السطر. يأخذ سطر السند وحدة سطر الأمر، ولا يمكنك تغييرها في السند. لذلك اطلب الآلات بوحدة قطعة.

وتتغيّر الكميات المستلمة في الأمر وحالته وآخر سعر للمورّد كما في أي تسليم.

التسليمات الجزئية

يمكن أن يكون لأمر شراء واحد عدّة سندات استلام. فإذا أرسل المورّد الأمر على عدّة تسليمات:

• اكتب سند استلام مستقلاً لكل تسليم.
• يضيف كل سند مكتمل ما قبله إلى الكميات المستلمة في سطور الأمر.
• وينتقل الأمر من مؤكد إلى جزئي، ثم إلى مكتمل حين يصل كل شيء.

البنود المرفوضة

تسجّل البضاعة التي لا تجتاز معاينتك مع سبب رفضها. والكمية المرفوضة:

• لا تُحتسب في الكمية المستلمة على سطر أمر الشراء. فسطر الأمر لا يزال ينتظرها، ويمكن للمورّد أن يسلّمها من جديد.
• لا تدخل المخزون.
• تُحسب في نسبة العيوب للمورّد في أداء المورّد، حين يكتمل أمر الشراء.

العثور على سند

تبحث قائمة سندات الاستلام بالرقم أو سند التسليم أو الناقل أو رقم التتبع. ويضيّقها زر التصفية حسب الحالة وأمر الشراء والمورّد والمستودع ومجال تاريخ الاستلام. ويضيّقها أيضاً حسب استلمه، وهو ليس عموداً في القائمة (انظر التعامل مع القوائم). يذكر استلمه الشخص الذي كتب السند، ثم الشخص الذي نقله إلى قيد التنفيذ.

الإلغاء

لا يلغي السند إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. انقر المرحلة التي يقف عندها السند لتفتح قائمة تغييرات الحالة، ثم اختر ملغى:

• إذا لم يكتمل السند بعد، أي في حالة مسودة أو قيد التنفيذ، يُقفل الإلغاء السند. لم يدخل شيء المخزون، فلا شيء يحتاج تراجعاً.
• إذا كان السند مكتملاً، يعكس الإلغاء السند. تخرج البضاعة المستلمة من المستودع من جديد، ويعطّل بيلوسيتي دفعات السند. ويسجّل حركة خروج في يومية المخزون. وتتراجع الكميات المستلمة في الأمر وحالته، فيمكنك أن تستلم البضاعة من جديد على سند مصحَّح.

لا يعكس بيلوسيتي سنداً مكتملاً إلا ما دامت بضاعته في مكانها الذي أُودعت فيه لم تُمَسّ. ويرفض إذا كان شيء من المخزون المستلم قد نُقل أو استُهلك أو وُضع في الحجر أو حُجز لطلبية. ويرفض أيضاً سند استلام على أمر شراء المناولة. وفي هذه الحالات، صحّح المخزون بتسوية مخزون بدلاً من ذلك. وإذا كانت البضاعة محجوزة، فلا تأخذها التسوية أيضاً. انتظر حتى تُشحن الطلبية التي حجزتها أو تُلغى.

ولا يمكنك كذلك إلغاء السند بعد أن يرحّل ملف استيراد سعر تكلفته على بضاعة السند. فقد تغيّرت تكلفتها منذ وصولها، ووُضع نصيب البضاعة المبيعة جانباً. وتذكر الرسالة الملف. ولإعادة هذه البضاعة، استعمل مرتجع مشتريات، كما يلي.

لا يمكنك إلغاء السند ما دامت فاتورة مورّد تطالب بثمن بضاعته. فحين تطابق الفاتورة، تقول إن البضاعة وصلت. ولو أُلغي السند، لبقيت الفاتورة تطلب منك ثمن بضاعة خرجت من مستودعك. لذلك يرفض Beelocity، وتذكر الرسالة الفاتورة. وأمامك حينها طريقان:

• إن لم تُدفع الفاتورة، سجّل نزاعاً عليها، ثم انقر إعادة الفتح مسودةً. فالمسودة لا تطالب بشيء، فيُلغى السند بعد ذلك.
• وإن كنت قد دفعت، فأعد البضاعة بمرتجع مشتريات، كما يلي. وإشعاره المدين يُخرج البضاعة من الفاتورة.

ويحسب Beelocity ما يبقى بعد الإلغاء. فإن كان سند ثانٍ ما يزال يغطي ما تطالب به الفاتورة، أُلغي الأول كالمعتاد.

وسند استلام آلات تُستلَم كمعدّات يُلغى بالطريقة نفسها، لكن لا يخرج شيء من المخزون. بل تخرج من معدّاتك الآلات التي أضافها. ولا يكون ذلك إلا ما دامت كل آلة في حالة مُخطَّط ولم يُسجَّل عليها شيء. فلا يكون لها طلب عمل ولا أمر عمل، ولا قراءة عدّاد، ولا وثيقة. ولا تكون لها معدّة فرعية، ولا خطة أو قطعة غيار خاصة بها. وإلا رُفض الإلغاء، وذكرت الرسالة أرقام المعدّات المستعملة.

إرجاع البضاعة

يعكس الإلغاء السند كلّه مرة واحدة. ولإرجاع جزء من تسليم، أو بضاعة لم يظهر عيبها إلا بعد الاستلام، أنشئ مرتجع مشتريات بدلاً من ذلك. على سند مكتمل، افتح إجراءات أخرى وانقر إنشاء مرتجع. ويعرض تبويب المرتجعات في السند كل مرتجع أُنشئ منه.