وحدات القياس

وحدة القياس تقول كيف تَعدّ المنتج: بالوزن أو الطول أو الحجم أو العدد أو بقياس آخر. فالمخزون والمشتريات والمبيعات والشحنات تكتب كمياتها كلها بالوحدات. هذه الصفحة لمن يُعدّ الكتالوج.

كثيراً ما يُقاس المنتج الواحد بأكثر من طريقة. قد تشتري الدقيق من المورّد في أكياس من 50 كيلوغراماً، وتتابعه في مستودعك بالكيلوغرام. ثم قد تبيعه لزبائنك في أكياس من كيلوغرام واحد، وتشحنه على منصات. يحوّل بيلوسيتي كل كمية عندما يتحرك المخزون، إذا أعطيته الوحدات والمعاملات الصحيحة.

فئات الوحدات

كل وحدة تنتمي إلى فئة تقول ما تقيسه الوحدة. والتحويل يربط وحدتين من فئة واحدة، فالكيلوغرامات تتحوّل إلى غرامات ولا تتحوّل إلى أمتار أبداً. أما معاملات المنتج نفسه فيمكنها أن تربط وحدتين من فئتين (كيف تصل وحدة المستند إلى المخزون).

يأتي بيلوسيتي بالفئات السبع الأولى أدناه. ومخصّصة ليست فئة، بل خيار في حقل نوع القياس لفئة تنشئها أنت.

الوحدات العامة ووحدات المؤسسة

في بيلوسيتي نوعان من الوحدات: وحدات تأتي معه، ووحدات تضيفها أنت.

الوحدات العامة

الوحدات المُعرّفة مسبقاً مجموعة قياسية من الوحدات المترية والإنجليزية، مثل المتر والكيلوغرام واللتر والقطعة. تشترك فيها كل المؤسسات، ولا يمكنك تعديلها ولا حذفها. يكتب بيلوسيتي أسماءها باللغة التي تقرأه بها. أما الوحدة التي تضيفها فتحتفظ بالاسم الذي كتبته.

ولا يمكنك أيضاً إضافة وحدة أو تحويل إلى فئة مُعرّفة مسبقاً. فتبويبا الوحدات والتحويلات فيها يعرضان ما تحويه فقط. وتعرض صفحة الفئة زر تعطيل رغم ذلك، ويرفضه بيلوسيتي.

وحدات المؤسسة

يمكنك إضافة وحدات نشاطك. أنشئ فئة خاصة بك، ثم أضف كل وحدة في تبويب الوحدات لهذه الفئة. مثلاً:

• شركة نسيج قد تنشئ فئة «القماش» فيها وحدة «الطاقة»، والطاقة لفّة قماش.
• شركة مشروبات قد تنشئ فئة «التعبئة» فيها وحدة «القارورة» ووحدة «العبوة» من 24 قارورة.
• مورّد مواد بناء قد ينشئ فئة «السائب» فيها وحدة «حمولة الشاحنة» للتسليمات الكبيرة.

لا ترى هذه الوحدات إلا مؤسستك. ولا يستطيع التحويل أن يربط إحداها بوحدة مُعرّفة مسبقاً، لأن الوحدتين في فئتين مختلفتين. إذا احتاج منتج إلى الاثنتين، أضفهما إلى تبويب الوحدات للمنتج مع معامليهما.

تحويلات الوحدات

التحويل يقول كم من وحدة تساوي وحدة أخرى، داخل فئة واحدة. ويستعمله بيلوسيتي ليحوّل كمية من وحدة إلى الأخرى.

أمثلة

تأتي الأسطر الثلاثة الأولى مع بيلوسيتي. أما الأخير فتحويل تضيفه في فئة خاصة بك.

تحويل واحد في كل مرة

يربط التحويل وحدتيه مباشرة، في الاتجاهين. فمع 1 كيلوغرام = 1.000 غرام، يحوّل بيلوسيتي الكيلوغرامات إلى غرامات والغرامات إلى كيلوغرامات.

ولا يجمع بيلوسيتي تحويلين عبر وحدة ثالثة. يأتي بيلوسيتي بتحويل 1 كيلوغرام = 1.000 غرام وتحويل 1 غرام = 1.000 مليغرام، ومع ذلك لا يستطيع تحويل الكيلوغرامات إلى مليغرامات. في فئة خاصة بك، أضف هذا الزوج في تبويب التحويلات. أما الفئة المُعرّفة مسبقاً فلا تقبل تحويلاً جديداً، فأضف الوحدتين إلى تبويب الوحدات للمنتج مع معامليهما. وهكذا يبقى كل رقم في المستند على خطوة واحدة من المخزون الذي يحرّكه.

إسناد الوحدات إلى المنتجات

يمكن أن يستعمل المنتج الواحد عدة وحدات، لأنك كثيراً ما تشتريه وتخزّنه وتبيعه وتشحنه بطرق مختلفة. تسردها في تبويب الوحدات للمنتج، بسطر لكل وحدة واستعمال. والاستعمال يقول ما تُستعمل له الوحدة، وأغلب الاستعمالات مجرد ملاحظة:

تعرض القائمة أيضاً التصنيع والعرض والصيانة، ولا يفعل بيلوسيتي بها شيئاً كذلك.

بعد أن يصير للمنتج مخزون، تقرّر سطور مخزونه وحدة المخزون، ولا يغيّرها استعمال المخزون بعد ذلك. إذا لم يكن في التبويب سطر استعماله المخزون، يقرّر الوحدة أول مستند يحرّك المخزون.

وتعمل أعمدة التبويب الأخرى هكذا:

• افتراضي يعلّم الوحدة التي يبيع بها الصندوق المنتج. إذا لم يكن أي سطر افتراضياً، يأخذ الصندوق أول وحدة أضفتها. ويفصل افتراضي أيضاً بين سطرين استعمالهما المخزون.
• الكمية الدنيا والكمية القصوى حدّان اختياريان للسطر الواحد بهذه الوحدة. يحفظهما بيلوسيتي ولا يقارن السطر بهما، فالسطر الخارج عنهما يُحفظ رغم ذلك.
• نشط هو طريقة إزالة وحدة من منتج واحد. إذا عطّلته، تتوقف السطور عن عرض هذه الوحدة، ويتوقف بيلوسيتي عن قراءة معاملها.

مثال على سير العمل

موزّع مشروبات غازية قد يضبط منتجاً هكذا. القارورة والعبوة من فئته الخاصة، والمنصة وحدة مُعرّفة مسبقاً.

• وحدة الشراء: منصة. تشتري منصات كاملة من الصانع.
• وحدة المخزون: قارورة. تعدّ القوارير واحدةً واحدة في المستودع.
• وحدة المبيعات: عبوة من 24. تبيع العبوات للمحلات.
• وحدة الشحن: منصة. تشحن منصات كاملة إلى الزبائن.

ولكل سطر أيضاً معامل: كم من وحدة المخزون تساوي وحدة واحدة من هذا السطر. هنا معامل القارورة 1، ومعامل العبوة 24، ومعامل المنصة 1.200، وكلها بالقوارير. يحتفظ السطر بالوحدة التي كتبتها، ويحوّل بيلوسيتي الكمية في الخطوة التي تحرّك المخزون. عندما يصل سند استلام منصة واحدة إلى مكتمل، يزيد الرصيد الفعلي 1.200 قارورة. وعندما يصل سند تسليم 3 عبوات إلى مُرسَل، ينقص الرصيد الفعلي 72 قارورة.

كيف تصل وحدة المستند إلى المخزون

مخزون كل منتج يُحسب بوحدة واحدة هي وحدة المخزون (مستويات المخزون). يمكن أن يستعمل الاستلام أو التسليم أو البيع عند الصندوق أو التحويل أو الجرد أو صرف قطعة لتدخّل وحدة أخرى. فيحوّل بيلوسيتي تلك الكمية قبل أن تبلغ المخزون:

1. معاملات المنتج أولاً. إذا كانت الوحدتان نشطتين في تبويب الوحدات للمنتج، يقرّر معاملاهما. عبوة هذا المشروب فيها 24 قارورة، مهما احتوت عبوة مشروب آخر.
2. ثم التحويلات القياسية بين وحدتين من فئة واحدة. الكيلوغرام 1.000 غرام.
3. وإلا يرفض بيلوسيتي المستند قبل أن يتحرك شيء. أضف التحويل في تبويب الوحدات للمنتج، أو اكتب السطر بوحدة المخزون.

المعامل المتروك على 1 في وحدة غير وحدة المخزون يعني أن الوحدتين بالحجم نفسه. إذا كان الغرام والكيلوغرام في التبويب وبقي معامل الغرام 1، يُحسب الغرام الواحد كيلوغراماً كاملاً. اضبط المعامل عندما تضيف الوحدة.

في منتج كثير السطور، يضيّقها زر التصفية في التبويب بـالوحدة أو الاستعمال. ويمكنه أيضاً أن يبقي السطور الافتراضية أو النشطة وحدها (انظر التعامل مع القوائم).

وحدة السطر إحدى وحدات المنتج

في السطر الذي يسمّي منتجاً، لا يعرض اختيار الوحدة إلا الوحدات النشطة في تبويب الوحدات للمنتج، مهما كان استعمالها. ويصدق هذا على عرض السعر والطلبية والفاتورة وطلبية الشراء والاستلام والحركة والتحويل والجرد وقائمة المواد وقطعة الغيار.

في أغلب الحالات ينتظر الاختيار المنتج، فلا يعرض أي وحدة حتى تختاره. أما سطر البيع أو الشراء الذي لا منتج فيه، مثل خدمة، فيقبل أي وحدة.

إذا بقيت في السطر وحدة ليست من وحدات المنتج، يرفض بيلوسيتي السطر عند الحفظ. وقد يحدث هذا إذا غيّرت المنتج في صف من جدول. تطلب منك الرسالة اختيار إحدى وحدات المنتج، أو إضافة الوحدة أولاً في تبويب الوحدات. إذا لم تكن أي وحدة في التبويب نشطة، يقبل سطر هذا المنتج أي وحدة.

سطر المتغيّر يأخذ وحدات منتجه. والصندوق هو الاستثناء، لأنه لا يقرأ إلا وحدة تسمّي المتغيّر نفسه. وتبويب الوحدات يسمّي الوحدات على المنتج وحده، ولا تستطيع أي شاشة أخرى تسمية وحدة على متغيّر. لذلك تعرض شاشة البيع المنتج بعبارة لا متغيّرات ولا تستطيع بيعه. لبيع المقاسات أو الألوان عند الصندوق اليوم، عليك أن تنشئ كل واحد منها منتجاً بسيطاً. ويحتاج كل منها عندئذ إلى المرجع والسعر والرمز الشريطي والوحدات الخاصة به. لا ينقل بيلوسيتي المخزون الذي تحمله المتغيّرات، ولا يمكن أن يكون للمنتج البسيط رقم تسلسلي.

الدقة والتقريب

لكل وحدة إعدادان للأرقام. المنازل العشرية تغيّر ما تراه، والتقريب لا يغيّر شيئاً.

المنازل العشرية

المنازل العشرية تقول كم منزلة عشرية تظهر بها الكمية في هذه الوحدة، عند الصندوق وفي الوثائق المطبوعة. تبدأ الوحدة الجديدة بالقيمة 4. وهذه قيم ثلاث وحدات مُعرّفة مسبقاً:

• قطعة: 0 منزلة
• كيلوغرام: 3 منازل
• لتر: 3 منازل

إذا كانت المنازل العشرية أكبر من صفر، يمكن للصندوق بيع المنتج بالوزن، ولا تقبل لوحة الأرقام منازل أكثر مما للوحدة. وعند الصفر، تقبل لوحة الأرقام أعداداً صحيحة فقط.

المنازل العشرية لا تحدّ سطر المستند. يمكن أن يحمل السطر منازل أكثر مما تعرضه الوحدة، ويحفظ المخزون أربع منازل. لذلك يقبل بيلوسيتي 2,5 في سطر بوحدة قطعة، وتطبع الوثيقة 3.

تعرض شاشة البيع وبعض الشاشات الأخرى علامة الوحدة فقط إذا كانت منازلها أكبر من صفر. أما الوثيقة المطبوعة فتعرض العلامة دائماً.

طريقة التقريب

يعرض حقل التقريب الخيارات إلى الأقرب وإلى الأعلى وإلى الأدنى وبدون تقريب. يحفظ بيلوسيتي اختيارك ولا يستعمله. ويقرّب رقم المخزون إلى أربع منازل عشرية، مهما قال هذا الحقل.

إدارة الوحدات

افتح المخزون ← الإعداد وتبويب وحدات القياس. يسرد التبويب فئات الوحدات. افتح فئة لتصل إلى تبويبي الوحدات والتحويلات.

• فئات الوحدات. يمكنك قراءة كل الفئات وإنشاء فئاتك. تبحث القائمة بالرمز أو الاسم وتفرز بأي عمود. ويضيّقها زر التصفية بـنوع القياس أو مُعرّف مسبقاً أو نشط (انظر التعامل مع القوائم).
  • يكون الرمز في الفئة الجديدة معبّأً بالتالي (UCAT-000001). أبقِه، أو أفرغه لتنال التالي عند الحفظ، أو اكتب رمزك (EMBALLAGE). يحفظ بيلوسيتي الرمز الذي تكتبه بحروف كبيرة. وتحتفظ الفئات المُعرّفة مسبقاً برموزها، مثل WEIGHT وLENGTH.
  • إذا عطّلت نشط، تبقى وحدات الفئة في قوائم الاختيار، ويواصل بيلوسيتي استعمال تحويلاتها.
  • إذا حذفت فئة، تذهب معها وحداتها وتحويلاتها، وتختفي تلك الوحدات من تبويب الوحدات في كل منتج. والمنتج الذي لم تبق له وحدة يقبل عندئذ أي وحدة. إذا كان سطر يستعمل إحدى هذه الوحدات، يفشل الحذف.
• الوحدات. أضف وحدات فئتك الخاصة وعدّلها واحذفها. تكتب رمز الوحدة أنت، ويحفظه بيلوسيتي بحروف كبيرة، فـpk يُحفظ PK. يبحث التبويب بالرمز أو الاسم أو العلامة. ويضيّقه زر التصفية بـالتقريب أو نطاق المنازل العشرية أو الوحدة الأساسية أو مُعرّف مسبقاً أو نشط.
  • الوحدة الأساسية تعلّم الوحدة الرئيسية في الفئة. للفئة واحدة على الأكثر، وقد لا تكون لها أي واحدة. يرفض بيلوسيتي وحدة أساسية ثانية، ولا يحوّل شيئاً عبر هذه الوحدة.
  • إذا عطّلت نشط، تبقى الوحدة في قوائم الاختيار وعلى السجلات التي تستعملها. لإزالة وحدة من منتج، استعمل نشط في تبويب الوحدات لهذا المنتج.
• التحويلات. قل كيف ترتبط وحدات فئتك الخاصة بعضها ببعض. لا تعرض خانتا الوحدة إلا وحدات هذه الفئة. يرفض بيلوسيتي الزوج الذي يعبر من فئة إلى أخرى، مثل كيلوغرامات إلى قطع، والوحدة المحوَّلة إلى نفسها، وتقول الرسالة ذلك. يبحث التبويب برمز أي من الوحدتين. ويضيّقه زر التصفية بـوحدة المصدر أو وحدة الهدف أو نطاق المعامل أو نشط.
  • يتجاهل بيلوسيتي التحويل الذي عُطّل فيه نشط.
  • يحفظ بيلوسيتي الصيغة ولا يستعملها، فلا يحسب إلا المعامل. وتحويلات الحرارة المُعرّفة مسبقاً معاملها 1، فالكمية بالفهرنهايت تصل إلى السلسيوس دون تغيير.

نصائح

• اضبط الوحدات قبل إنشاء المنتجات. تضيف الوحدات إلى المنتج في تبويب الوحدات، فيجب أن توجد أولاً.
• اكتب التحويل من الأكبر إلى الأصغر. «العبوة = 24 قارورة» أسهل قراءة من «القارورة = 0,0417 عبوة».
• أنشئ وحدات لقياسات نشاطك. لا تحشر كل شيء في الوحدات المُعرّفة مسبقاً. إذا كان فريقك يقول «طاقات» أو «عبوات»، فأنشئ هذه الوحدات، ليتكلّم بيلوسيتي بلغة مستودعك.
• اجعل المنازل العشرية على قدر طريقة بيعك. استعمل الصفر لما تعدّه قطعة قطعة، وأكثر من ذلك لما يبيعه الصندوق بالوزن. ويحفظ التحويل أربع منازل عشرية، مهما قال هذا الإعداد.