إعداد مؤسستك

المؤسسة هي مساحة العمل العليا في بيلوسيتي. وكل مؤسسة معزولة تماماً. منتجاتها ومخزونها ومتعاملوها وأعضاؤها وأدوارها وإعداداتها كلها تخصّها، ولا تنتقل البيانات أبداً من مؤسسة إلى أخرى. فكل مؤسسة فضاء خاص قائم بذاته.

اعتبر المؤسسة بيت شركتك الرقمي في بيلوسيتي. فكل ما تفعله يقيم داخلها: كل منتج تنشئه، وكل متعامل تضيفه، وكل دور تعرّفه.

وإعدادها حوار قصير لا استمارة. تقول ما اسم مؤسستك، وتختار تخصصها، وتبيّن كيف تعمل. يقترح بيلوسيتي الأقسام والإعدادات التي تناسبها، وتغيّر منها ما تشاء. ثم ينشئ بيلوسيتي المؤسسة بهذه الاختيارات بالضبط، وتصل إلى لوحة قيادتها.

إعداد مؤسستك

ينشئ لك بيلوسيتي مساحة شخصية عند إنشاء حسابك. تحمل اسمك، وتبقى متاحة دائماً كبطاقة في صفحة اختيار المؤسسة. والخطوات التالية تُعِدّ مؤسسة إلى جانبها.

إلى جانب الأسئلة، تُظهر لوحة ما تُعدّه. فيها اسم المؤسسة وتخصصها، والأقسام التي تأتي بها إجاباتك. ومع كل قسم الإجابة التي أتت به، مثل تبيعون منتجات أو يدفع زبائنكم عند الصندوق أو يحتاجه قسم المبيعات. وكلمة مُضاف تميّز الأقسام التي أتت بها إجابتك الأخيرة. وعلى الهاتف، يفتح هذه اللوحة الشريطُ الذي تحت مؤشر التقدّم.

للبدء، اختر مؤسسة جديدة. تجدها في ثلاثة أماكن:

• هي بطاقة في صفحة اختيار المؤسسة.
• هي في القائمة التي تُفتح حين تنقر اسم المؤسسة في أسفل القائمة الجانبية.
• تُفتح حين تنقر إضافة في صفحة المؤسسات.

تتوالى بعدها ست شاشات قصيرة، وتبدأ كل واحدة بسؤال. متابعة (أو مفتاح الإدخال) تنقلك إلى التالية، ورجوع تعيدك دون أن تضيع أي إجابة. وإلغاء تخرج دون إنشاء شيء. وإن كنت قد أجبت عن شيء، يسألك بيلوسيتي أولاً. وزرّا الرجوع والتقدم في متصفحك ينقلانك بين الشاشات بالطريقة نفسها. وإذا أُعيد تحميل الصفحة، بقيت على الشاشة نفسها وإجاباتك كما هي.

1. شاشة الاسم تسأل ما اسم مؤسستكم؟

   • اكتب اسم المؤسسة الذي تراه أنت وفريقك في بيلوسيتي كله، مثل “Menuiserie Ben Amar”.
   • يصنع بيلوسيتي من هذا الاسم رمز المؤسسة. ويمكنك تغيير الرمز لاحقاً في صفحة المؤسسة.

2. شاشة التخصص تسأل ما تخصص مؤسستكم؟

   • تعرض الشاشة 77 تخصصاً في بطاقات تحت تسعة عناوين. العناوين هي المحلات التجارية، الأغذية والإطعام، الصناعة، الحرف، الجملة والتوزيع، البناء، النقل والسيارات، الخدمات، الصحة والتجميل.
   • اكتب بضعة أحرف لتصفيتها، بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية. مخبزة وboul وbake كلها تجد المخبزة، أياً كانت اللغة التي تقرأ بها.
   • اختر أقرب تخصص. وإن لم يناسبك أي منها، فاختر تخصص آخر وأجب بنفسك عن الأسئلة التالية.
   • التخصص يوفّر عليك بعض الإجابات فقط. وهو ليس تصريحاً، ولا يطلب شيئاً مما يطلبه اعتماد.

3. شاشة طريقة العمل تسأل كيف تعمل مؤسستكم؟ تجيب عن كل سؤال بنقرة:

   • ماذا تبيعون؟ الإجابات هي المنتجات والخدمات والاثنان معاً.
   • هل تصنعون ما تبيعونه؟ لا يطرح بيلوسيتي هذا السؤال إلا إذا كنت تبيع منتجات أو الاثنين معاً.
   • هل يدفع زبائنكم عند الصندوق؟
   • هل تبيعون عبر الإنترنت؟
   • هل لديكم آلات أو مركبات تحتاج إلى صيانة؟
   • هل تشغّلون عمالاً؟
   • هل تستوردون سلعاً؟

   يجيب تخصصك عنك عن الخمسة الأولى، ويقول ذلك تحت كل منها، مثل حسب تخصصكم: المخبزة والحلويات. ويبقى هذا السطر حتى تغيّر الإجابة. وإن عدت فاخترت تخصصاً آخر، لم يتغيّر إلا ما بقي من إجابات التخصص القديم.

   وكل إجابة تأتي بالأقسام التي تحتاجها:

   • كل مؤسسة تحصل على المبيعات والمتعاملين والخزينة. والمبيعات تحتاج إلى المخزون، فيأتي المخزون معها.
   • بيع المنتجات يأتي بالمخزون والمشتريات.
   • صنعها يأتي بالتصنيع.
   • الدفع عند الصندوق يأتي بنقطة البيع.
   • البيع عبر الإنترنت يأتي بالمتجر الإلكتروني.
   • الآلات تأتي بالصيانة.
   • تشغيل العمال يأتي بالموارد البشرية والأجور.

   ولسؤال هل تستوردون سلعاً؟ ثلاث إجابات:

   • لا تعني أن المؤسسة لا تستورد.
   • نعم، لإعادة بيعها على حالها تسجّل نشاط الاستيراد لإعادة البيع في سجلك التجاري.
   • نعم، لحاجياتنا الخاصة: مواد أولية، قطع، تجهيزات تخصّ ما تستعمله المؤسسة بنفسها.

   وأيّ الإجابتين بنعم تأتي بالتجارة الخارجية. وهذه الإجابة وحدها تحدّد الغرض من الاستيراد، وهي نهائية: فلا يسأل عنه شيء مرة أخرى، ولا يغيّره شيء. والقانون يفصل بين نوعي الاستيراد. فالمؤسسة التي تستورد لإعادة البيع ولحاجياتها الخاصة معاً تنشئ مؤسسة ثانية للغرض الآخر (إعداد التجارة الخارجية).

4. شاشة الأقسام تسأل ما الأقسام التي ستستعملها؟

   • تعرض الشاشة الأقسام الاثني عشر، ومع كل قسم جملة عمّا يصلح له. ما تقتضيه إجاباتك مفعَّل، وما سواه معطَّل.
   • فعّل أو عطّل ما تشاء.
   • تفعيل قسم يفعّل معه ما لا يعمل بدونه، وتقول الشاشة ذلك. فنقطة البيع مثلاً تحتاج إلى المخزون والمبيعات والخزينة.
   • القسم الذي يحتاجه قسم آخر يبقى مفعَّلاً ما دام ذلك القسم مفعَّلاً.
   • إن عدت فغيّرت تخصصك أو إجابة في طريقة العمل، يقترح بيلوسيتي الأقسام من جديد. عندها تضيع اختياراتك أنت.
   • وفي اختيار أقسامك مزيد من الشرح.

5. شاشة الهوية القانونية تسأل ما هويتها القانونية؟ وتبدأ الشاشة بسؤال في أي سجل قُيّدت المؤسسة؟

   • في السجل التجاري، تؤكد الأنشطة المقيدة في سجلك: إنتاج السلع، الإنتاج الحرفي، التوزيع بالجملة، التوزيع بالتجزئة، الخدمات، التصدير. إن اخترت تخصصاً، فأنشطته محدَّدة مسبقاً. أبقِ واحداً منها على الأقل، إلا إن كنت تستورد لإعادة البيع، فذلك نشاط قائم بذاته.
   • في سجل الصناعة التقليدية والحرف، تعطي بطاقة الحرفي بدل RC، ولا أنشطة.
   • غير مسجلة بعد لا تطلب أياً منهما ولا AI.

   ثم تقول من تكون المؤسسة على الورق. التسمية القانونية مملوءة مسبقاً باسم المؤسسة، والبلد في العنوان هو الجزائر. أعطِ المعرّفات التي تنطبق.

   لا يلزم الآن إلا السجل والتسمية القانونية، والأنشطة في السجل التجاري. ومعظم ما تعطيه هنا يُطبع على الوثائق التي تصدرها المؤسسة. ويمكنك استكمال الباقي لاحقاً في صفحة المؤسسة. وملف مؤسستك يشرح كل حقل.

6. شاشة المراجعة تقول راجعوا إجاباتكم.

   • أولاً، تحت الإعدادات الإقليمية، تجد لغة العمل وعملة المؤسسة والمنطقة الزمنية. يضبطها بيلوسيتي على اللغة التي تقرأ بها والدينار (DZD) والجزائر العاصمة.
   • تختار لغة العمل مرة واحدة. بهذه اللغة يكتب بيلوسيتي الفئات الضريبية والرموز التي يثبّتها للمؤسسة، وتحتفظ بصياغتها بعد ذلك. فاختر اللغة التي يعمل بها فريقك فعلاً.
   • تحتها، توجد كل إجابة أخرى في بطاقة شاشتها. تعديل في البطاقة تعيدك إلى تلك الشاشة.
   • انقر إنشاء.

ينشئ بيلوسيتي المؤسسة بهذه الإجابات بالضبط، دفعة واحدة. فإن رُفض أي شيء، لم يُنشأ شيء. وإن كانت لديك مؤسسة بهذا الاسم، يعيدك بيلوسيتي إلى الشاشة الأولى لتغيّره. ويحتفظ بكل إجاباتك الأخرى.

ثم تجد نفسك داخل المؤسسة الجديدة، في لوحة قيادتها، والقائمة الجانبية لا تعرض إلا الأقسام التي اخترتها. ويُسنَد إليك تلقائياً دور مالك المؤسسة، وهو يعطيك وصولاً كاملاً إلى كل شيء. ومن هنا تستطيع أن تبدأ تهيئة مساحة عملك، أو أن تدعو فريقك أولاً فتهيّئوها معاً.

من لوحة المفاتيح

يمكنك إعداد مؤسسة دون أن تلمس الفأرة. تُفتح كل شاشة والمؤشر على سؤالها الأول، وتُفتح الأخيرة على إنشاء.

• مفتاح الإدخال ينقلك إلى الشاشة التالية من أي موضع فيها، ويُنشئ المؤسسة في الأخيرة. وفي قائمة الاختيار، يفتح القائمة أو يختار منها. وعلى الزر، يضغط ذلك الزر.
• في شاشة التخصص، يبدأ المؤشر في خانة البحث. السهم السفلي يدخلك إلى البطاقات، ومفاتيح الأسهم تنقلك من بطاقة إلى أخرى ومن صف إلى آخر. مفتاح الإدخال يختار البطاقة التي أنت عليها وينقلك إلى ما بعدها. وإن لم يُبقِ بحثك إلا تخصصاً واحداً، اختاره مفتاح الإدخال من خانة البحث.
• في الخيارات، مفاتيح الأسهم تنقلك من خيار إلى آخر، والسهم الأيسر يتقدّم بك كما يتقدّم سطر العربية. وفي طريقة العمل ينقلك السهمان العلوي والسفلي من سؤال إلى آخر. مفتاح المسافة يختار الخيار الذي أنت عليه. مفتاح الرقم يختار الخيار الذي يحمل رقمه، والرقم مكتوب في زاوية كل خيار.
• مفتاح Tab ينقلك إلى السؤال التالي.
• زر الرجوع في متصفحك، أو Alt مع السهم الأيسر، يعيدك إلى الشاشة السابقة.

فتح مؤسسة من جديد

صفحة المؤسسات تسرد كل مؤسسة تستطيع الوصول إليها. لتفتح هذه الصفحة، انقر اسم المؤسسة في أسفل القائمة الجانبية ثم اختر كل المؤسسات.

انقر رمز المؤسسة، في العمود الأول، لتفتح صفحتها. في ملخّص اسمها وقيمها الافتراضية، وفي ملف المؤسسة هويتها المطبوعة، وفي الأدوار المناصب التي عرّفتها.

ما تقوم به مؤسستك

في ملخّص المؤسسة جزء بعنوان النشاط. فيه الأنشطة المقيدة في سجلها التجاري، والتخصص، كالمخبزة أو تجارة الخشب. ويستطيع مالك المؤسسة نقر تعديل لتصحيحها. أما المؤسسة المقيدة في سجل الصناعة التقليدية والحرف، أو غير المسجلة بعد، فليست لها أنشطة في السجل التجاري. تتركها فارغة وتحتفظ بتخصصها. وإذا حُدّدت أنشطة، وجب أن يندرج التخصص ضمن أحدها. فالمخبزة إنتاج حرفي أو توزيع بالتجزئة، لا توزيع بالجملة.

تعديلها لا يفعّل أي قسم ولا يعطّله. تفعّل الأقسام وتعطّلها من الإعدادات، كما يشرح اختيار أقسامك. أما المساحة الشخصية فليس فيها هذا الجزء.

كيف تختار رمزاً جيداً

عند إعداد مؤسسة، يصنع بيلوسيتي رمزها من اسمها: الاسم بالحروف الكبيرة، مقطوعاً عند 20 حرفاً. ويمكنك تغيير الرمز في ملخّص المؤسسة. والرمز الجيد اختصار قصير يسهل حفظه لاسم شركتك. وإليك بضع نصائح:

• اجعله قصيراً. من حرفين إلى ستة أحرف مثالي.
• استعمل الحروف الكبيرة، فهي أسهل قراءة (مثل BZT أو ACME أو DZT).
• اجعله ذا دلالة، ليتعرّف عليه فريقك من نظرة واحدة.
• اعتبره مستقرّاً. يمكنك تغييره، لكن فريقك يعرف المؤسسة به، وكل جهة خارج بيلوسيتي تشير إليها أخذت هذا الرمز. فتغييره تغيير في كل مكان.

العمل في أكثر من مؤسسة

حساب المستخدم الواحد يمكن أن ينتمي إلى عدة مؤسسات، وله في كل واحدة أدواره وصلاحياته. وهذا مفيد لـ:

• الاستشاريين الذين يديرون أنظمة لعدة زبائن.
• الشركات القابضة ذات الفروع المنفصلة التي يحتاج كل منها مساحة عمل خاصة به.
• المسؤولين الذين يشرفون على عدة وحدات نشاط داخل مجموعة واحدة.

ومؤسساتك على بُعد نقرة واحدة بعضها من بعض. أسفل القائمة الجانبية يسمّي المؤسسة التي تعمل فيها. انقره واختر غيرها، أو اختر مؤسسة جديدة في تلك القائمة لتُعِدّ مؤسسة أخرى. وكل إجراء ينطبق على المؤسسة التي تسمّيها القائمة الجانبية وحدها.