شروط الدفع

شروط الدفع تقول كم من الوقت يملك المتعامل ليسدّد الفاتورة، وما يُحسم له إن عجّل في الدفع. ولمؤسستك قائمة واحدة من الشروط، يشترك فيها الزبائن والمورّدون. فتكتب كل شرط مرة واحدة، وتعطيه لمن تشاء من المتعاملين.

ما الذي تحدّده شروط الدفع

إذا ملأت نسبة الخصم وأيام الخصم معاً، يعطي الشرط خصماً للتعجيل في الدفع. فيمكن للمتعامل أن يدفع خلال عدد من الأيام ويحسم نسبة منه، أو أن يدفع المبلغ كاملاً في تاريخ الاستحقاق. وإذا تركت أحدهما فارغاً، لا يعطي الشرط أي خصم. وإذا لم تملأ أياً منهما، يحسب الشرط الأيام حتى الاستحقاق لا غير.

تتحقق الخزينة من نافذة التعجيل في فاتورة الزبون فقط. وترفض الخصم في تحصيل يأتي بعد النافذة. أما في فاتورة المورّد، فتسجّل الخزينة الخصم الذي تأخذه، ولا تتحقق من النافذة.

شروط دفع شائعة

إليك شروطاً معتادة قد تكتبها لمؤسستك. والرموز أدناه رموز كتبتها مؤسسة بنفسها. وإذا أبقيت الرموز التي يقترحها النموذج، فهي تبدأ من TRM-000001 فما بعده.

استعمال شروط الدفع مع المتعاملين

يمكن أن تكون لكل متعامل شروط دفع مستقلة لدوره مورّداً ولدوره زبوناً. وتختارها حين تعدّل المتعامل، في قسمي بيانات المورّد وبيانات الزبون:

• شروط دفع المورّد تقول متى تدفع أنت للمورّد ثمن ما تشتريه. فمورّد المعادن عندك قد يمنحك Net 60 مثلاً.
• شروط دفع الزبون تقول متى يدفع لك الزبون ثمن ما تبيعه. فقد يدفع متجر عند الاستلام، وتدفع شركة كبيرة بعد 30 يوماً.

والمتعامل الذي هو مورّد وزبون معاً يمكن أن تكون له شروط مختلفة في كل جهة. وهذا شائع، لأن الشروط التي تحصل عليها مشترياً كثيراً ما تختلف عن الشروط التي تعطيها بائعاً. ويستطيع مسؤول المشتريات ومسؤول المبيعات ومالك مؤسستك تعديل المتعامل واختيار شروطه.

ما تملؤه شروط المتعامل. عرض السعر الجديد وطلب الزبون الجديد والفاتورة الجديدة تُفتح على شروط الزبون. وأمر الشراء الجديد يُفتح على شروط المورّد. ويمكنك أن تغيّر الشروط في أي وثيقة بعينها. والفاتورة التي تنشئها من طلب زبون تأخذ شروط الطلب.

كيف يحسب بيلوسيتي تاريخ الاستحقاق. تأخذ فاتورة الزبون أيام شروطها هي. وإذا لم تكن لها شروط، أو كانت غير نشطة، تأخذ شروط الزبون. وإذا لم يكن أي منهما نشطاً، تستحق الفاتورة بعد 30 يوماً من تاريخها. وفاتورة المورّد ليست لها شروط خاصة بها. فهي تأخذ أيام شروط أمر الشراء، ثم شروط المورّد، ثم 30 يوماً. ويمكنك أن تكتب تاريخ استحقاق آخر في الوثيقة، ويحتفظ به بيلوسيتي.

قائمة شروط الدفع تضيّق على زرّ التصفية حسب نشط، أو حسب نطاق الأيام أو نسبة الخصم أو أيام الخصم. فيمكنك مثلاً أن تعرض الشروط التي تتجاوز 60 يوماً حين تراجع سياسة الائتمان (التعامل مع القوائم).

إعداد شروط الدفع

لا يضيف شرط الدفع أو يعدّله أو يحذفه إلا مالك مؤسستك. ولا يستطيع ذلك أي دور مدمج آخر، فيحتاج غيره إلى دور يعطيه إياه المالك (الأدوار والصلاحيات).

1. انتقل إلى المتعاملون ← الإعداد، وافتح تبويب شروط الدفع، وانقر إضافة.
2. املأ الاسم والأيام. ولخصم التعجيل، املأ أيضاً نسبة الخصم وأيام الخصم.
3. أبقِ الرمز الذي يقترحه النموذج، أو اكتب رمزك أنت.
4. املأ التفاصيل إن كان الشرط قد يلتبس على زملائك.
5. انقر حفظ.

أفضل ما يُتّبع في الإعداد

• اكتب شروطك المعتادة قبل أن تضيف المتعاملين. فيكون كل شرط جاهزاً للاختيار حين تنشئ متعاملاً.
• أبقِ القائمة قصيرة. أكثر المؤسسات تستعمل من أربعة إلى ثمانية شروط. وكثرة الشروط تُربك فريقك وتصعّب اتباع قواعدك.
• استعمل الأسماء التي يعرفها الجميع. فـNet 30 و2/10 Net 30 مفهومان في التجارة في كل مكان. ولا تخترع أسماء يضطر فريقك إلى تعلّمها.
• عطّل ولا تحذف. يرفض بيلوسيتي حذف شرط يستعمله متعامل أو أمر شراء أو طلب زبون أو فاتورة. وعرض السعر الذي يستعمله يفقده. لتوقف شرطاً، افتحه واختر تعطيل من إجراءات أخرى (النقاط الثلاث).
• أعطِ متعاملي الشرط المعطَّل شرطاً جديداً. يبقى الشرط غير النشط على متعامليه ووثائقه، وتعرضه قوائم الاختيار رغم ذلك. لكن بيلوسيتي يتجاهله حين يحسب تاريخ الاستحقاق. فالمتعامل الذي بقي عليه تستحق فواتيره الجديدة، للزبون وللمورّد، بعد 30 يوماً. لتجد هؤلاء المتعاملين، ضيّق قائمة المتعاملون بزرّ التصفية حسب شروط دفع المورّد أو شروط دفع الزبون.