تدير وحدة المشتريات دورة الشراء كاملة: من طلب داخلي يرفعه موظف، إلى أمر يُرسَل إلى المورّد، إلى تسليم البضاعة وتحديث المخزون. وهي مسار منظّم يضمن الإذن قبل الإنفاق، ويتتبّع ما أُنفق، ويترك أثر تدقيق واضحاً.
أهم الوظائف
- طلبات الشراء — إنشاء طلبات داخلية بما تحتاجه المصلحة من بضاعة، وإرسالها للاعتماد، ومتابعة سيرها في مسار الإذن.
- أوامر الشراء — تحويل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء رسمية، وإدارة الاعتماد على عدّة مستويات، ومتابعة حالة الأمر من إنشائه إلى تسليمه.
- سندات الاستلام — تسجيل التسليمات على أوامر الشراء، ومعاينة البضاعة الواردة قبولاً أو رفضاً، وتحديث مستويات المخزون تلقائياً عند الإتمام.
- أداء المورّد — متابعة ما يساويه كل مورّد عملياً، فصلاً بعد فصل: التسليم في الموعد، والأوامر التي تصل كاملة، والبضاعة المرفوضة عند الرصيف — انظر أداء المورّد.
يمكن إخراج أمر الشراء في ملف PDF بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية وإرساله إلى المورّد — انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.
كيف تسير عملية الشراء
تمرّ عملية الشراء المعتادة بهذه المراحل:
- ينشئ أحد أفراد الفريق طلب شراء يذكر فيه البنود المطلوبة بكمياتها وتكاليفها التقديرية.
- يُرسَل الطلب للاعتماد. وبحسب تهيئة مؤسستك يراجعه معتمِد واحد أو أكثر ويأذنون به.
- بعد اعتماده يُحوَّل إلى أمر شراء واحد أو أكثر (مجمَّعة حسب المورّد).
- يمرّ أمر الشراء بمسار اعتماده الخاص، ثم يُرسَل إلى المورّد ليؤكّده.
- عند وصول البضاعة يُنشأ سند استلام على أمر الشراء، ويُعايَن كل بند ويُسجَّل مقبولاً أو مرفوضاً.
- وبإتمام سند الاستلام تُحدَّث مستويات المخزون تلقائياً لتعكس ما دخل.
التنقّل
تصل إلى المشتريات من القائمة الجانبية:
- طلبات الشراء — عرض طلبات الشراء وإدارتها
- أوامر الشراء — عرض أوامر الشراء وإدارتها، بسطورها واعتماداتها وتتبّع التسليم
- سندات الاستلام — تسجيل تسليمات البضاعة وإدارتها