المشتريات

تتابع المشتريات عملية الشراء من أول طلب إلى فاتورة المورّد. يطلب شخصٌ بضاعة، ويطلبها المشتري من المورّد، ويستلمها المستودع. ثم تقارن المطابقةُ فاتورة المورّد بالأمر وبالاستلام. وكل خطوة تقول بماذا تُلزم مؤسستك، ومن يستطيع أن يخطوها.

أهم الوظائف

• طلبات الشراء: اطلب البضاعة التي تحتاجها. طلب الشراء لا يُلزم بشيء. يعتمده مسؤول المشتريات أو مالك مؤسستك، والاعتماد يهيّئ مسودات أوامر الشراء.
• أوامر الشراء: ما تشتريه من مورّد واحد وبأيّ سعر. يُلزم أمر الشراء مؤسستك حين يصل إلى مُرسَل.
• سندات الاستلام: سجّل ما وصل على أمر الشراء، وما تقبله وما ترفضه. تدخل البضاعة المقبولة المخزون حين يصل السند إلى مكتمل.
• أداء المورّد: انظر كيف يسلّم كل مورّد، فصلاً بعد فصل. انظر أداء المورّد.

يمكنك طباعة أمر الشراء في ملف PDF بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية. بيلوسيتي لا يرسله إلى المورّد، فأرسله أنت. انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.

كيف تسير عملية الشراء

تمرّ عملية الشراء عادةً بهذه الخطوات:

1. يكتب أحدهم طلب شراء: المنتجات والكميات وسعراً تقديرياً.
2. إذا لم ينطبق مسار اعتماد، ينقله مسؤول المشتريات أو المالك إلى في انتظار الاعتماد ثم يعتمده. وإذا انطبق مسار، يضغط أحدهم إرسال للاعتماد، ويقرّر معتمِده.
3. يهيّئ الاعتماد مسودة أمر شراء لكل مورّد ولكل عملة. وبعد اعتماد مسار، يهيّئها إصدار أوامر الشراء.
4. يضغط أحدهم إرسال للاعتماد على كل أمر. ومن دون مسار اعتماد، يعتمد بيلوسيتي الأمر فوراً.
5. ترسل الأمر إلى المورّد بنفسك. ثم يضغط مسؤول المشتريات أو المالك مُرسَل.
6. حين يقبل المورّد الأمر، يضغط مسؤول المشتريات أو المالك مؤكد.
7. حين تصل البضاعة، تكتب سند استلام على الأمر، بما تقبله وما ترفضه.
8. حين يصل سند الاستلام إلى مكتمل، تدخل البضاعة المقبولة المخزون.

ولا يحتاج أمر الشراء إلى طلب شراء. يمكنك كتابة الأمر مباشرةً والبدء من الخطوة 4.

التنقّل

افتح المشتريات من القائمة الجانبية. يُفتح القسم على ما ينتظر (أدناه). وتعرض القائمة وثائق الشراء بالترتيب الذي يستعملها به الشراء:

• طلبات الشراء: طلبات الشراء واعتمادها.
• أوامر الشراء: الأوامر المرسلة إلى المورّدين، بسطورها واعتماداتها وتسليماتها.
• سندات الاستلام: ما وصل، وما دخل المخزون.
• مرتجعات المشتريات: البضاعة التي تعيدها إلى المورّد.
• فواتير المورّدين: فواتير المورّدين، مطابَقةً مع الأوامر والاستلامات.
• الإشعارات المدينة: ما يدين لك به المورّد بعد مرتجع أو خطأ في الفوترة.

ليس للمشتريات إعداد خاص بها. تضبط فئات المتعاملين وشروط الدفع التي يعمل بها المشتري في المتعاملين.

ما ينتظر

حين تفتح المشتريات، تعرض الصفحة العمل الذي ينتظر أحداً، في خمس قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي تُنجز فيه المهمة. وتُقرأ القوائم من جديد في كل مرة تفتح فيها الصفحة.

تعرض كل قائمة خمسة سطور وعددها الإجمالي. ويفتح عرض الكل القائمة كاملة بالتصفية نفسها. وفي أعلى الصفحة زرّان يبدآن الوثائق المعتادة: طلب شراء جديد وأمر شراء جديد.

وتحت الزرّين بطاقات تعرض الأرقام الرئيسية. تعدّ بطاقة أوامر الشراء المتأخرة الأوامر نفسها التي تعرضها قائمة أوامر شراء متأخرة التسليم. وتحت البطاقات تعرض أوامر الشراء المفتوحة حسب الحالة عدد الأوامر المفتوحة في كل حالة. ولا ترى إلا القوائم والبطاقات والأزرار التي يسمح لك دورك بفتحها.