الصندوق آلة قبض واحدة يقف عندها أمين الصندوق. وقبل أن يبيع أحد، ينشئ المسؤول الصندوق تحت نقطة البيع ← الصناديق ويربط به ثلاثة أشياء:
- المستودع (واختياراً موقعاً داخله) — حيث يُؤخذ المخزون المباع. فكل وصل بيع مكتمل ينقص الرصيد الفعلي هناك فوراً؛ وكل استرجاع يعيده.
- حساب الصندوق — حساب الخزينة الذي يمثّل الدرج المادي. فعند إقفال الجلسة تُرحَّل الإيرادات تحصيلات خزينة عادية — تحصيل لكل طريقة دفع، لكل فاتورة تُرحَّل إليها الجلسة (فاتورة اليوم للزبائن العابرين، وفاتورة لكل زبون مسمّى) — وتذهب حصة كل طريقة إلى حساب الخزينة الذي تسمّيه تلك الطريقة: أموال البطاقة إلى حساب طريقة البطاقة، وأموال الهاتف إلى حسابها. ولا يُرحَّل هنا، أي إلى الدرج، إلا الطرق التي لا تسمّي حساباً خاصاً بها — والنقد عادةً. وهذا الفصل هو ما يتيح لهذا الحساب أن يُطابَق مع عدّ النقد المادي بينما يُطابَق حساب البطاقة مع كشف البنك.
- قائمة الأسعار — حيث يبحث الصندوق عن الأسعار. والصندوق الذي لا قائمة خاصة به يبيع من قائمة المؤسسة الافتراضية؛ وأياً كانت القائمة المطبَّقة، فالمنتج الذي لا تسعّره تلك القائمة يرجع إلى سعره الأساسي هو. (وقائمة المؤسسة الافتراضية هي البديل عن قائمة الصندوق، لا مكان ثانٍ يُبحث فيه بعدها.) نصيحة: خصّص قائمة أسعار تجزئة لصناديقك حتى تبقى أسعار الرفّ مستقلة عن تسعيرك للمؤسسات.
ومفتاحان يحدّدان سلوك الصندوق:
- الأسعار شاملة الضريبة (مفعّل افتراضياً). وهو عُرف التجزئة الجزائري: السعر على الرفّ هو ما يدفعه الزبون — و119,00 دج تعني 119,00 دج. ويستخرج بيلوسيتي حصة الضريبة داخل ذلك السعر من أجل تقاريرك؛ ولا يُضاف شيء عند الصندوق.
- البيع دون مخزون (معطّل افتراضياً). فحين يكون معطّلاً، تُرفض البيعة التي تطلب أكثر مما لدى النظام من رصيد فعلي برسالة واضحة. وحين يكون مفعّلاً، تمرّ البيعة دائماً — وهو مفيد حين يحمل الرفّ أحياناً مخزوناً لم يلحق به النظام — ويُكتشف الفرق لاحقاً في الجرد الدوري.
والحد الأقصى للخصم (0% افتراضياً) هو أكبر خصم يجوز لأمين الصندوق أن يكتبه على سطر في هذا الصندوق. وتركه عند 0 يعني منع الخصم على الصندوق أصلاً، وهو الضبط الآمن لمعظم المحلات: فالخصم مال يخرج من الدرج بلا مقابل، والصندوق الذي يستطيع أن يخصم 100% يستطيع أن يهب البضاعة. لا ترفعه إلا للصناديق التي تريد أن تأتمنها على الهبات — وانتبه إلى أن كل وصل بيع مخصوم يُسجَّل في أثر التدقيق والخصم مسمّى فيه، مهما كان السقف.
وبعض المنتجات غير قابلة للبيع على الصندوق أصلاً وتُرفض برسالة واضحة: المنتج الذي يأتي في متغيّرات يجب أن يُباع متغيّراً بعينه، والحزم والمنتجات الخدمية وغير المادية لا بضاعة فيها تُسلَّم.
وتضيّق قائمة الصناديق على زر التصفية حسب المستودع أو قائمة الأسعار أو حساب الصندوق أو الأسعار شاملة الضريبة أو البيع دون مخزون أو نشط (التعامل مع القوائم).
ويمكنك أيضاً أن تعطي كل صندوق تذييل وصل — سطراً أو سطرين يُطبعان أسفل كل وصل للزبون (ساعات العمل، أو سياسة الإرجاع، أو كلمة شكر) — ولغة وصل: اللغة التي تُطبع بها وصول الزبائن من هذا الصندوق، أياً كانت اللغة التي يقرأ بها أمين الصندوق شاشته. وإن تُركت دون ضبط تبعت لغةَ وثائق المؤسسة. فصندوقٌ يعمل أمينه بالعربية يستطيع أن يسلّم كل زبون وصلاً بالفرنسية، أو العكس — فالوصل للمحل لا للجلسة.
والصندوق الذي ما تزال له جلسة مفتوحة لا يمكن تعطيله ولا حذفه — أقفل الجلسة على شاشة البيع أولاً. وللسبب نفسه، ما دامت جلسةٌ جارية، لا يمكنك تغيير ما هو مربوط بالصندوق: مستودعه أو موقعه أو قائمة أسعاره أو حساب صندوقه أو ضبط شمول الضريبة. فتغيير أي منها في منتصف الجلسة يرحّل الجلسة محاسبياً على غير ما كان أمين الصندوق يبيعه فعلاً. أما كل ما عدا ذلك — الاسم، وتذييل الوصل، ولغة الوصل، وحدّ الخصم — فقابل للتعديل في أي وقت.
ويجب أن تكون قائمة الأسعار وحساب الصندوق بالعملة نفسها. فيرفض بيلوسيتي هذا الجمع حين تحفظ الصندوق، بدل أن يدع الصندوق يبيع طوال اليوم ثم يفشل عند الإقفال.
وتلك العملة — عملة حساب الصندوق — بها أيضاً يقرأ المكتب الخلفي أموال الصندوق: فكل رقم رصيد افتتاحي ومتوقّع ومعدود وفرق صندوق في صفحتي جلسات الصندوق ووصولات البيع يُعرض بعملة الصندوق نفسه، حتى وإن كانت العملة الافتراضية للمؤسسة غيرها. أما بطاقات اللوحة التي تجمع عدة صناديق معاً فتستعمل العملة الواحدة التي تشترك فيها كل الصناديق؛ وإن كانت الصناديق بعملات مختلطة رجعت تلك المجاميع إلى الافتراضي في المؤسسة.